Em 2017, a Universidade Federal Fluminense deu um grande passo em direção a um futuro ainda mais responsável e transparente, passando a tramitar seus processos de forma eletrônica. À luz dessa nova mentalidade, e quebrando paradigmas, a instituição tomou a decisão de eliminar progressivamente o uso de papel como suporte físico para os processos institucionais. Em setembro de 2020, três anos depois, já são 120 processos implantados e mais de 25 mil tramitados na plataforma, o que representa uma economia de mais de 461 mil folhas de papel.
Neste sentindo, com o firme propósito de manter o modelo de universidade moderna e pujante que sempre foi, a UFF aderiu ao Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública. Para isso, escolheu o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como plataforma de tramitação de processos eletrônicos, promovendo celeridade na análise, economia de recursos públicos e ainda mais transparência. Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), esse sistema é cedido gratuitamente para as instituições públicas.
De acordo com o reitor da UFF, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega, a implantação do SEI se provou uma medida muito acertada. “Estamos atravessando uma pandemia que provoca uma situação nova no serviço público, que é o trabalho remoto na maioria dos setores da Universidade. Isso seria absolutamente impossível sem o SEI, tendo em vista que o mapeamento e a digitalização permitem que os processos tramitem sem documentação física. O SEI é símbolo de tecnologia, sustentabilidade e eficiência e se tornou um mecanismo central nessa nova realidade. Não há dúvidas que o SEI vem trazendo um ganho significativo para a administração da UFF, um marco de inovação e digitalização sem precedentes e que tem muito a contribuir no futuro”, enfatizou.
O primeiro processo eletrônico, “Reembolso de bilhetes de passagem”, foi implantado em setembro de 2017. A partir desta data, 7.575 processos de auxílio transporte foram abertos na plataforma do SEI/UFF, trazendo benefícios para o servidor e agilidade no fluxo de trabalho de todas as áreas envolvidas. Além do ganho em agilidade, celeridade, produtividade e redução de custos, o sistema se destaca também por ser um exemplo de trabalho coletivo e comportamento institucional, realizado com a participação de todos.
O SEI/UFF tem garantido a continuidade de muitos serviços da universidade durante a pandemia de Covid-19. Conforme o módulo de estatísticas de desempenho de processos do sistema, desde que os atendimentos presenciais foram suspensos, em 16 de março de 2020, mais de cinco mil processos foram abertos e tiveram seu andamento na plataforma, apresentando-se como solução fundamental para agilizar os processos na universidade.
Somado à maximização de recursos, é importante destacar que o SEI/UFF foi reconhecido também como prática de excelência de sustentabilidade na administração pública, ou seja, como um modelo de excelência pelo Ministério do Meio Ambiente e pela ONU, como pode ser conferido no link http://a3p.eco.br/produto/implantacao-sei-uff/.
Comissão de implantação e acompanhamento do SEI na UFF
A Comissão do SEI foi constituída em 2017 para organizar e planejar as etapas de implantação dos processos em meio eletrônico.
Sendo assim, por meio da Portaria nº 58.196, retificada pela Portaria nº 58.198, de 23 de fevereiro de 2017, e alterada pela Portaria nº 60.083, de 30 de outubro de 2017, a respectiva comissão teve a finalidade de planejar, coordenar e executar as ações necessárias para que o SEI passasse a ser vivenciado na rotina da universidade.
Esse ano, com uma nova composição publicada pela Portaria nº 67.363, de 28 de agosto de 2020, a Comissão do SEI/UFF continua a ser composta integralmente por servidores, com uma perspectiva multidisciplinar e integradora, que aproxima conhecimentos de diversas áreas administrativas da universidade.
O grupo continua a desenvolver suas atividades em parceria com todas as áreas, contando também com o apoio da Comissão de Mapeamento de processos da universidade, de forma a possibilitar que a instituição implante todos os processos administrativos das principais áreas de negócio da UFF na plataforma eletrônica.
No momento, a Comissão do SEI/UFF se debruça sobre a possibilidade de implantação do módulo de peticionamento para os processos que não necessitam de autenticação de documentos. O módulo possibilitará que usuários externos (alunos, aposentados, pensionistas, entre outros) possam protocolar petições iniciais com a criação de novos processos no SEI ou ainda realizar peticionamentos intercorrentes em processos já existentes, sem a necessidade de se deslocar até os protocolos, reduzindo o volume de atendimentos presenciais.
Saiba mais em www.uff.br/sei
