Processo
Assessoria Técnica em Arquivos
O que é?
É o processo para análise documental e abertura de serviço de assessoria técnica nos arquivos correntes que orienta a análise e organização de documentos de arquivo nas unidades acadêmicas e administravas da UFF, resultando em tratamento técnico, transferência ou recolhimento e eliminação de documentos públicos, se for o caso.
ATENÇÃO: O processo de assessoria técnica está relacionado a um serviço com análise de documentação e decisões finais (eliminação, transferência, recolhimento, conforme capacidade operacional da CAR) e podem levar de três meses a dois anos, a depender do volume documental e da disponibilidade do setor.
Base de Conhecimento
Mapa do processo
Termo de Homologação
Como se faz? (Passo a passo)
Documentos
a) Resultado do Edital aprovando a unidade para recebimento de visita técnica em arquivos;
b) Termo de Adesão à Assessoria Técnica;
c) Relatório de Visita Técnica;
d) Formulário de Levantamento Preliminar de Documentos;
e) Relatório de Conclusão de assessoria técnica em arquivos;
f) Termo de Encerramento de Assessoria Técnica;
g) Aditamento de prazo; e
h) Documentos legais e/ou normativos, caso seja pertinente.
Informações importantes
1. No caso de não cumprimento dos prazos de atendimento ou a pedido da unidade solicitante, a assessoria técnica poderá ser encerrada por meio do Termo de Encerramento da Assessoria Técnica (art. 18, art. 27-30 da Instrução Normativa SDC/UFF nº 7, de 19 de setembro de 2023).
2. No caso de ao final do período previsto em edital para a realização das atividades, a assessoria técnica em arquivos poderá ser prorrogada se na unidade solicitante houver documentos com tratamento pendente, por uma única vez, pela CAR/SDC/UFF com a elaboração do aditamento do resultado de seleção do edital de assessoria técnica em arquivos com dados e justificavas para o aumento do prazo e deverá contar a previsão do término. (art. 18, II da Instrução Normativa SDC/UFF nº 7, de 19 de setembro de 2023).
3. Estão habilitadas as unidades acadêmicas ou administravas inscritas e aprovadas no edital de seleção para assessoria técnica em arquivos e devem ser observados todos os requisitos relacionados a seguir:
I - ter um servidor do quadro permanente, normalmente chefia, para responder formalmente pela assessoria técnica em arquivos;
II - ter servidor do quadro permanente, normalmente do quadro operacional da unidade, que deverá ter disponibilidade para a realização do tratamento dos documentos da unidade administrava ou acadêmica solicitante, sob a supervisão/orientação da CAR/SDC;
III - o servidor, responsável pelo tratamento dos documentos na unidade solicitante deverá ter disponibilidade para participar do treinamento para assessoria técnica e execução do plano de ação, além de acesso ao SEI pela unidade solicitante; e
IV - outros requisitos específicos poderão ser previstos pelo edital.
Base legal
- Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
- Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a políca nacional de arquivos públicos e privados.
- Resolução CUV/UFF nº 246, de 6 de setembro de 2023 - Dispõe sobre a aprovação da Política Arquivística da Universidade Federal Fluminense - UFF.
- Instrução Normativa SDC/UFF nº 7, de 19 de setembro de 2023 - Dispõe sobre os procedimentos relacionados aos serviços de assessoria técnica em arquivos nas unidades administravas e acadêmicas da Universidade Federal Fluminense.
- Instrução Normativa SDC/UFF nº 10, de 12 de dezembro de 2024 - Dispõe sobre os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos arquivísticos das unidades acadêmicas e administravas da Universidade Federal Fluminense.