Pílulas do SEI

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As pílulas do SEI são uma iniciativa da universidade para que o usuário possa aos poucos se familiarizar com as diversas ferramentas do Sistema Eletrônico de Informações. Confira todas as pílulas já enviadas aqui:

Pílula Nº 22 - Assinatura da chefia

Você ainda fica com dúvidas na hora de solicitar a assinatura da sua chefia imediata em algum documento?

Não fique mais! Guarde essa dica:

Caso você e a sua chefia imediata estejam na mesma lotação:
É preciso atribuir o processo à chefia. (Veja como)

Caso você e a chefia imediata estejam lotados em unidades distintas:
É preciso incluir o documento a ser assinado em um bloco de assinatura e depois disponibilizá-lo à unidade da chefia para que ela possa que assiná-lo. (Veja como)

Pílula Nº 21 - Conheça o Sei ++

O Sei ++ é uma extensão para os navegadores Firefox e Google Chrome, que adiciona novas funcionalidades ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI. É uma excelente opção para os gestores que normalmente precisam assinar muitos documentos, pois uma das sua funções identifica no menu, se existem blocos de assinatura a serem assinados, dentre várias outras facilidades.

Acesse: Guia de Instalação e de Utilização da Extensão

Links para Download da Extensão:
Extensão para o Mozilla Firefox
Google Chrome Web Store

Pílula Nº 20 - Confira as estatísticas atualizadas do SEI!UFF

Você sabia que a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense já foi reconhecida pelo Ministério do Meio Ambiente e ONU como prática de excelência de sustentabilidade na administração pública? Queremos aproveitar a Semana do Meio Ambiente para compartilhar os principais resultados positivos da utilização do sistema na UFF, como economia de papel; diminuição do tempo de tramitação dos processos; economia financeira com impressão, entre outros. Confira.

Pílula Nº 19 - Por uma questão operacional a pílula nº19 não foi enviada, sendo substituída pela nº 20.

Pílula Nº 18 - Como saber se um processo foi recebido na minha unidade?

Para identificar se um processo foi ou não recebido em sua unidade, basta verificar a cor em que se encontra seu número na tela de controle de processos:

- Cor vermelha (23069.000000/0000-00) = significa que o processo ainda não foi recebido na Unidade, ou seja, nenhum usuário da Unidade acessou o processo.

- Cor preta (23069.000000/0000-00) = significa que o processo já foi acessado por algum usuário da unidade. Para identificar o recebedor, consulte o andamento do processo.

- Cor azul (23069.000000/0000-00) = significa que o processo foi acessado pelo usuário logado e que foi executada alguma ação pelo usuário que visualiza a cor azul.

Para acusar o recebimento de um processo, basta clicar no número do processo que estiver na cor vermelha e seu registro automaticamente aparecerá no andamento do processo. Para visualizar, clique em 'Consultar Andamento'.

Pílula Nº 17 - Acompanhamento Especial

O Acompanhamento Especial permite que um processo público ou restrito, que já tenha tramitado pela unidade, permaneça sempre visível para a unidade que o criou, possibilitando a verificação de trâmites posteriores, sem necessidade de realizar pesquisa.

Para adicionar um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone:

Na próxima tela, clique em "Novo Grupo", dê um nome ao grupo e salve. Pronto! Agora para acompanhar o processo, basta ir em "Acompanhamento Especial" no menu principal.

Pílula Nº 16 - Servidor, prepare-se para usar o SEI!

A Escola de Governança em Gestão Pública da UFF (EGGP) abriu inscrições até 25 de abril para o curso presencial de Noções Gerais sobre o SEI, a ser realizado no próximo dia 29, em Niterói. Não perca essa oportunidade! 

Mas, se você não puder participar desta iniciativa da UFF, não precisa se preocupar. Há outras formas de se familiarizar com o sistema. Você sabia que a Escola Nacional de Administração Pública do Governo Federal (ENAP) disponibiliza em seu site todas as lições apresentadas no curso 'SEI Usar'? O usuário pode acessar o curso na íntegra ou verificar atividades específicas, sem necessidade de inscrição prévia. Confira aqui o material.  O servidor que tiver interesse em obter a certificação deverá se inscrever e participar do curso completo.

Pílula Nº 15 - Tramitação de processos

Você sabia que uma vez que a UFF implanta um tipo de processo administrativo no SEI não é mais permitido abrir novos processos deste tipo em papel?

Além disso, se um processo for iniciado no SEI, ele deve ter toda sua tramitação exclusivamente por meio eletrônico, até sua conclusão.

Fique de olho na página www.uff.br/sei. Lá você encontra as atualizações do cronograma de implantação, bem como a norma completa que estabelece os procedimentos básicos para o uso do SEI na UFF, no menu "Legislação".

Pílula Nº 14 - Bloco de Assinatura

O que é?
Para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora é necessário criar um bloco de assinatura. Comparando com o processo físico, seria o mesmo que levar o processo à mesa de todas as pessoas que devem assinar aquele documento.

São duas etapas principais:
Primeiramente é preciso incluir o documento a ser assinado em um bloco de assinatura e depois disponibilizá-lo às unidades que devem assiná-lo.

Confira o passo a passo completo e tire suas dúvidas!

Pílula Nº 13 - Mudanças na Solicitação de Serviços Gráficos

Conforme divulgado pela UFF, desde 1º de fevereiro, o memorando deixou de ser considerado um tipo de comunicação oficial da universidade. Isso também se aplica ao SEI UFF.

Neste sentido, o processo de solicitação de serviços gráficos, que previa a inclusão de memorando em sua etapa inicial, sofreu ajustes para se adequar às novas normas. Dessa forma, o usuário deve usar a Requisição de Serviços Gráficos no lugar do memorando de solicitação de serviços gráficos.

Pílula N° 12 - Formato dos documentos externos

A Inserção de Documentos Externos é uma funcionalidade que permite juntar ao processo documentos gerados fora do SEI, como planilhas, certificados, relatórios de outros sistemas, entre outros.

Mas fique atento! Antes de fazer o upload do documento no SEI, é necessário salvá-lo em PDF no seu dispositivo.

Com isso, você colabora com a organização do sistema e permite que esses documentos sejam visualizados e pesquisados de forma mais rápida e eficiente.

Pílula N° 11 - Retorno Programado

Ao enviar um processo para outra unidade, a opção de Retorno Programado não deve ser marcada, pois isso impede que a área responsável pela análise do processo siga com fluxo do mesmo.
Lembre-se de deixar sempre desmarcada essa caixinha!

 

Pílula N° 10 - Nunca mantenha um processo aberto em sua unidade

Ao enviar um processo, NUNCA marque a opção 'Manter processo aberto na unidade atual', pois isso pode gerar alguns problemas como interferência nas estatísticas geradas pelo SEI sobre o desempenho dos processos, entre outros.

Caso tenha marcado a opção por engano, procure pelo seu processo no SEI e clique no ícone relativo à ação de 'Concluir Processo'. Fique tranquilo! Essa ação fechará o processo somente na sua unidade!

Por fim, NUNCA inclua nenhum documento em um processo que está aberto em outra unidade, a fim de não atrapalhar o trabalho do servidor que está analisando esse processo no momento.

 

Pílula N° 9 - Prepare-se para usar o SEI!

Você sabia que a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) disponibiliza em seu site todas as lições apresentadas no curso 'SEI Usar'? O usuário pode acessar o curso na íntegra ou verificar atividades específicas, sem necessidade de inscrição prévia.

CLIQUE AQUI para acessar o material produzido pela ENAP.

O servidor que tiver interesse em obter a certificação deverá se inscrever e participar do curso completo. A capacitação proposta é gratuita e ocorre na modalidade EAD. A oferta tem sido de modo contínuo e, para se inscrever, basta acessar o link abaixo e buscar pelo curso SEI no catálogo de cursos ou entre os cursos mais populares.

CLIQUE AQUI para acessar a oferta do curso SEI Usar da ENAP

Pílula N° 8 - Conclua os processos que tenham atingido seus objetivos

Mas como sei que devo encerrá-los? Quando todos os trâmites para resolver o problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está resolvida, é preciso concluí-los. Antes, é necessário verificar o mapa do processo para saber se o encerramento é feito pelo usuário interessado ou pela área que atua no processo.

Para a conclusão, clique no ícone de Concluir Processo:

A conclusão do processo no momento correto, possibilita a obtenção de estimativas mais reais sobre o tempo de tramitação do mesmo. Isso permitirá a avaliação da economia de tempo e a comparação entre processos físicos e eletrônicos.

 

Pílula N° 7 - Você acessa o SEI diariamente?

É muito importante criarmos o hábito de abrirmos o Sei diariamente, assim como fazemos com nossos e-mails, pois só dessa forma visualizamos se algum novo processo foi enviado ou atribuído ao nosso setor.

E para quem gosta de usar o celular para otimizar seu tempo, já está disponível o aplicativo do SEI. É só baixar e aproveitar!

Apple Store

Google Play

 

Pílula N° 6 - Assinatura de documento interno

Lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar um processo. Documentos não assinados são considerados como minutas. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação. Para assinar um documento, clique no ícone de assinatura do processo.

O nome do assinante aparecerá automaticamente. Confira se o campo Cargo/Função está preenchido corretamente e digite sua senha IdUFF. Clique em Assinar, para assinar eletronicamente.

Dica importante: Qualquer edição realizada em um documento assinado implica na quebra das assinaturas anteriores, sendo necessário que as mesmas sejam refeitas!

 

Pílula N° 5 - Localização e consulta de processos

Como você já sabe, para realizar a consulta de um processo físico, é preciso acessar o Sistema de Transparência da UFF pelo link: https://app.uff.br/transparencia/consulta_processo.

E como localizar e consultar um processo eletrônico no SEI?

A consulta dos processos no SEI pode ser feita acessando www.uff.br/sei  e clicando no ícone de Pesquisa Pública disponível na página. Ou ainda, é possível acessar diretamente o link: https://bit.ly/2o1Eq0C

 

Pílula N° 4 - Envio de processos para o setor errado

Um erro comum dos usuários iniciantes do SEI é o envio dos processos para o setor errado.

Quando isso acontece, o que fazer?

Se o usuário perceber que enviou o processo para o setor equivocado, o procedimento indicado é abrir um chamado pela da Central de Atendimento, pelo ramal 2000 ou pelo site: https://app.uff.br/atendimento. A equipe da STI irá enviar o processo para o setor correto.

Se o usuário receber um processo que não deveria ter sido enviado a ele, basta enviá-lo de volta à unidade remetente pelo SEI.

 

Pílula N° 3 - Bases de Conhecimento

Você sabe o que são as Bases de Conhecimento no SEI?

Esta é uma funcionalidade do sistema em que são apresentadas as etapas de um determinado processo, sua fundamentação legal, bem como as condições e os documentos necessários para sua criação no SEI.

As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone:

O ícone é visualizado ao lado do número do processo. Ao clicar nele, o usuário tem acesso à Base de Conhecimento.

 

Pílula N° 2 - Ambiente de treinamento

Toda novidade necessita de tempo para adaptação, ainda mais quando falamos de tecnologia. Com o SEI não é diferente. Você sabia que existe um ambiente de treinamento para que o usuário se familiarize com tudo o que o sistema pode oferecer?

Antes de utilizar o SEI, acesse o ambiente de treinamento e tire suas dúvidas sobre as funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer para ganhar confiança.

Acesse: sei.homolog.uff.br/sei

 

Pílula N° 1 - Passo a passo

O Sistema Eletrônico de Informações já é uma realidade na UFF e você não pode ficar por fora desse assunto. Fique ligado nas pílulas que estamos preparando para facilitar seu dia a dia.

Já são 18 tipos de processos tramitando na plataforma.

Você sabia que para cada um deles existe um passo a passo que orienta os servidores na utilização do sistema?

Eles estão disponíveis na página do SEI na UFF:  http://www.uff.br/?q=material-de-apoio-sei

 

A atualização mais recente deste conteúdo foi em 19/07/2019 - 12:10