Risco é todo evento que pode colocar em xeque o desenvolvimento de alguma atividade ou o alcance de objetivos; interferir na execução de algum projeto; prejudicar a relação com a comunidade interna e externa; ou ainda impactar na imagem da UFF. O tema, já discutido em âmbito institucional com bastante frequência, está de volta nesta edição do Comunica UFF porque é necessário disseminar a cultura de Gestão de Riscos na Universidade, sobretudo, a partir da realidade dos próprios setores e servidores envolvidos em diferentes atividades.

Três servidores contam as suas experiências visando o controle, a mitigação e a redução de problemas futuros de ordem operacional, orçamentária e até legal, desmistificando a noção prévia de que a técnica de gerenciamento de riscos envolve muita burocracia ou complexidade. Confira os relatos e aprofunde o seu conhecimento aqui.

Carmen Lucia Gonella de Nazaré, economista lotada na Divisão de Afastamentos para Capacitação e Qualificação (DACQ/PROGEPE). Atua na UFF há 43 anos.

O gerenciamento de riscos aqui na DACQ veio dar base legal e classificar preocupações que tínhamos há anos, desde que nos foi atribuída a responsabilidade de processar os afastamentos para capacitação e qualificação dos servidores da Universidade. Inicialmente, a visão era de que a equipe lidava com os processos de modo exagerado ou com excesso de exigências, o que aos poucos foi sendo desmistificado com a implementação da cultura organizacional de Gestão de Riscos e, tão logo, transformado em qualidade na prestação de serviço.

Desde sempre tivemos plena noção do que impactava e continua a impactar negativamente os procedimentos para solicitação, análise, autorização e publicação da autorização, antes da data de início do afastamento, principalmente para o exterior. As últimas normativas e portarias emitidas pelo MEC, que versam sobre o tema, introduziram novos modos de trabalho ancorados no gerenciamento de riscos. Apenas para exemplificar, com a promulgação do Decreto 9.991/2019 (Dispõe sobre a Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoas da administração pública ) e suas alterações, ao aplicarmos as técnicas e procedimentos de gerenciamento de riscos, novos problemas e questões foram identificados e já estão sendo tratados na Instrução Normativa da PROGEPE, prevista para publicação em breve.

Recomendo que todas as unidades da UFF, administrativas e acadêmicas, se envolvam no mapeamento dos seus processos para a identificação e tratamento de riscos.

Pedro Portocarrero - Assistente em Administração lotado na Coordenação de Apoio ao Ensino de Graduação (CAEG/PROGRAD) - Atua na UFF há 6 anos.

O gerenciamento de riscos possui impacto bastante significativo no desenvolvimento dos processos. Aqui na PROGRAD, desenvolvo a atividade de análise e mapeamento de riscos juntamente com o professor Jorge Simões, coordenador da CAEG. O trabalho que temos realizado de mapeamento, em particular as reuniões com os setores responsáveis, possui o aspecto interessante de ao mesmo tempo trazer um olhar "externo", ainda que de pessoas lotadas na mesma unidade, para analisar determinado processo, mas também, e por outro lado, trazer o olhar de quem trabalha com o processo no dia a dia, e o conhece muito bem.

No geral, o mais comum é que os setores responsáveis tenham pelo menos noção da existência de um risco, de suas possíveis consequências e tenham alguma forma de lidar com ele, mas por vezes em caráter assistemático ou centralizado em um indivíduo. Então, a análise de risco qualifica a compreensão do problema, incita a reflexão sobre medidas de tratamento etc., aprofundando e sistematizando a visão sobre o risco. Foi a partir das técnicas de análise de riscos que a PROGRAD identificou o quanto a UFF dependia do sistema externo do INEP para o processo de dispensa de aluno irregular no Enade em caráter excepcional, mantendo como medida de tratamento do risco uma atualização regular e frequente das listas que descrevem a situação dos estudantes junto ao exame.

Considero que o gerenciamento de riscos exige dos participantes empenho inicial, visando a aprender o método e a técnica de análise disponíveis, os conceitos aplicados, os marcos legais etc. Entretanto, uma vez que os responsáveis pelo mapeamento de risco num determinado setor ou unidade apreendem esses mecanismos, é possível estabelecer uma metodologia de trabalho simples para aplicação das ferramentas. Nós temos, como metodologia estabelecida, antes da reunião de trabalho propriamente dita com os setores proprietários, realizar uma curta apresentação, de aproximadamente 15 minutos, focando nos conceitos mais operacionais e de necessidade imediata para o trabalho da análise de riscos, especialmente se os participantes estão no seu primeiro mapeamento de risco. Embora a princípio possa parecer um pouco descontextualizado para os “novatos” no gerenciamento de riscos, a tendência é que os conceitos sejam recuperados imediatamente depois, após o preenchimento do conjunto da planilha de análise de riscos para o processo em questão.

Carlos Belmont, contador lotado na Coordenação de Transporte, Segurança e Logística (CTSL/SOMA) - Atua na UFF há 11 anos

Primeiramente é preciso destacar os efeitos positivos do mapeamento de risco no âmbito dos processos internos na Divisão de Transporte. A redução de determinadas intercorrências e a responsabilização de agentes que tenham causado o problema só se tornam possíveis por meio de sistemas de controle interno.

Na realidade, todos os riscos identificados pela técnica de gerenciamento aplicada pelo grupo de trabalho designado na PROPLAN já estavam sinalizados na Divisão de Transporte por meio da sua previsão em normativas internas e rotinas sistêmicas. Contudo,  a sistematização destes riscos por um plano mitigatório de monitoramento resultou na diminuição de sua ocorrência com a aplicação de um modelo consolidado e revisitado frequentemente pela área, inclusive pelo aspecto de redimensionar riscos na pandemia, dada a redução das atividades operacionais da DTR/CTSL.

Enfrentamos algumas dificuldades de cunho operacional no monitoramento de riscos no contexto da pandemia do novo coronavírus. Houve, por exemplo, a suspensão da emissão de multas no Sistema Nacional de Trânsito pelo DETRAN-RJ sem que houvesse qualquer divulgação ampla dos efeitos desta normativa e a retomada da geração de multas no site do Bradesco, o que ocasionou o pagamento de algumas multas vencidas devido a esta falha de integração e de comunicação por parte dos órgãos de trânsito. Em contrapartida, avançamos com a obtenção de acesso ao Sistema de Notificação Eletrônica do Departamento Nacional de Trânsito para a identificação de multas das viaturas da UFF em tempo real, ação esta que amplia a mitigação dos riscos relativos à geração de multas em veículos oficiais pela possibilidade de identificação em tempo real do infrator e tramitação destas multas sem a aplicação da penalidade da multa administrativa prevista no Código de Trânsito Brasileiro.

Em caso de dúvidas sobre como implantar o gerenciamento de riscos na sua Unidade, envie e-mail para angela_martins@id.uff.br ou lohanamonaco@id.uff.br.