1 UG Compras
1.1 Inicia o processo MATERIAL: EXECUÇÃO SIACOMPRAS, relacionado ao processo de licitação correspondente no SEI, e inclui como interessado a unidade solicitante.
1.1.1 Caso o processo de licitação correspondente seja físico, elabora despacho referenciando o número do processo de licitação.
1.2 Anexa o pedido do SIACompras da unidade solicitante, com a respectiva planilha de empenho.
1.3 Verifica se o recurso indicado a ser utilizado para empenho já está autorizado previamente pela PROPLAN e/ou possui nota de crédito disponível. Em caso positivo ver item 1.4.
1.3.1 Em caso negativo, encaminha o processo à PLOR/PLAN para indicação de disponibilidade orçamentária.
1.3.2 Caso após consulta a PLOR/PLAN não haja recurso, cancela o pedido no SIACOMPRAS, envia e-mail (interno ao SEI) à unidade solicitante para ciência e encerra o processo
1.4 Elabora despacho de encaminhamento e autorização de emissão de empenho, cria bloco de assinatura para o coordenador do setor e para o ordenador de despesas, e envia o processo à UG Financeira.
1.4.1 Nos casos das Unidades Gestoras cujas atividades de compras e de execução financeira sejam realizadas no mesmo setor/uorg, não será realizado o envio entre UG Compras e UG Financeiro em nenhuma etapa do processo, podendo ser utilizada a ferramenta de atribuição de processo ou controle interno próprio para distribuição entre a equipe interna.
2 PLOR/PLAN
2.1 Elabora despacho indicando se há disponibilidade orçamentária, com assinatura da Coordenação da PLOR/PLAN e do(a) titular da Pró-Reitoria de Planejamento e envia processo à UG Compras.
3 UG Financeira
3.1 Anexa as certidões pertinente das empresas a serem emitidos os empenhos.
3.1.1 Caso haja alguma pendência nas certidões ou no recurso a ser utilizado, elabora despacho informativo. Envia o processo à UG Compras, se for o caso.
3.1.1.1 Havendo mais de uma empresa no processo e sendo possível o atendimento parcial da demanda, segue o discriminado no item 3.2 e inclui as informações de impedimentos no despacho referente ao passo 3.3.
3.2 Emite os empenhos em sistema externo e inclui no processo, criando bloco de assinaturas para o Gestor Financeiro e para o Ordenador de Despesas.
3.2.1 Caso as notas de empenho sejam incluídas como anexo no SEI, elabora despacho de assinatura destas, a ser assinado pelo Gestor Financeiro e Ordenador de Despesas.
3.3 Elabora despacho com as informações dos números de empenho e pendências, e encaminha o processo à UG Compras, se for o caso.
3.3.1 A critério da UG, os procedimentos seguintes poderão ser realizados todos pela UG Financeira, como alternativa.
4 UG Compras
4.1 Confere os empenhos emitidos e verifica possíveis pendências e avalia se é possível saná-las.
4.1.1 Sendo possível sanar as pendências, inclui documentação necessária e elabora despacho informativo, retornando o processo à UG Financeira para complemento na emissão do empenho.
4.1.2 Caso não seja possível sanar a pendência, efetua o cancelamento do(s) item(ns) respectivo do pedido no SIACompras (para acompanhamento da unidade solicitante) e envia e-mail para ciência da unidade solicitante.
4.2 Encaminha os empenhos por email para as empresas, efetua o cadastro do número do empenho no SIACompras e sobresta o processo, aguardando o recebimento da nota fiscal.
4.3 Anexa a nota fiscal digitalizada, com o devido ateste e visto, e elabora despacho de autorização de pagamento, criando bloco de assinatura para Ordenador de Despesas.
4.3.1 A nota fiscal original (documento físico) deverá ser encaminhada à UG Financeira para arquivamento.
4.3.2 Poderá, como alternativa, ser anexada a nota fiscal eletrônica (original) e elaborado despacho de ateste e visto e criado bloco de assinaturas para o servidor responsável pelo ateste e para o ordenador de despesas.
4.3.3 Encaminha o processo à UG Financeira.
5 UG Financeira
5.1 Realiza a liquidação da nota fiscal no SIAFI, anexa a documentação pertinente à liquidação, realiza o pagamento da Nota Fiscal através de uma Ordem Bancária (OB) e anexa a OB ao processo.
5.2 Elabora despacho com as informações do pagamento.
5.3 Realiza movimentação financeira e conformidade em sistema externo e, em paralelo, elabora despacho e encaminha processo à UG Compras, se for o caso.
6 UG Compras
6.1 Caso haja mais empenhos aguardando nota fiscal, sobresta o processo e repete as etapas anteriores referentes ao pagamento das notas fiscais seguintes. Não havendo mais empenhos com pendências de pagamento, elabora despacho de conclusão e conclui o processo.
