● A concessão de AIC será condicionada à liberação orçamentário-financeira da verba para capacitação da UFF;
● A concessão de pagamento de inscrição, diárias e passagens em ações de capacitação de curta duração (congresso, seminário e similares) será, prioritariamente, para o servidor que tiver trabalho aprovado, independente se em condição de autoria ou co-autoria, na modalidade de comunicação oral, pôster, relato de experiência ou similares ou for convidado para apresentação no evento.
● A documentação deverá estar totalmente preenchida, assinada pelo servidor e pela chefia imediata e os formulários anexados na autuação do processo.
● Todas as solicitações deverão estar diretamente relacionadas com o cargo e ambiente organizacional do servidor;
● A justificativa fundamentada da chefia para liberação do servidor para o evento/curso é parte integrante da análise de concessão do AIC;
● A justificativa fundamentada por pessoa incumbida por função gratificada ou cargo de gestão para a contratação do curso com turma(s) fechada(s) é parte integrante do processo;
● A inclusão no processo dos documentos solicitados no edital vigente de todos os servidores participantes, nos casos em que a solicitação da inscrição no curso seja feita para turma(s) fechada(s) é responsabilidade da pessoa incumbida por função gratificada ou cargo de gestão;
● O processo deve se autuado no prazo não superior a 60 dias nem inferior a 40 dias do início do curso/evento;
● Para os casos em que haja o mesmo curso ou similar oferecido, na modalidade on-line e presencial, pela mesma ou outra(s) empresa(s) e o servidor opte por fazer o curso presencial, deverá ser incluído despacho justificando o motivo e este deverá ser assinado pelo servidor e pela chefia imediata.
● Para os casos em que haja o mesmo curso ou similar aberto e que este tenha o valor inferior, será verificada a pertinência de contratação do curso de menor valor para a Administração Pública.
● Em caso de alteração na data ou cancelamento do curso/evento, o servidor ou chefia solicitante deverá anexar documentação enviada pela instituição ou empresa organizadora comprovando a alteração e informando a nova data para realização ou comprovante do cancelamento.
● Em caso de desistência por caso fortuito que impeça a ida ou participação do servidor na ação é necessário informar, via processo, a justificativa.
● O servidor deverá prestar contas no prazo de no máximo 05 (cinco) dias corridos contados do término do curso/evento e apresentar os documentos comprobatórios da participação no curso/evento.
● Caso o servidor ou a chefia solicitante não faça a prestação de contas, o mesmo não poderá solicitar diárias e passagens, bem como inscrições para outros cursos/eventos pela UFF. Além disso, deverá ressarcir ao erário os valores das diárias, passagens e inscrições, salvo apresentando justificativa plausível;
● Em caso de impossibilidade de prestação de contas, o interessado deverá elaborar despacho justificando o atraso para a entrega da documentação e, quando houver diária e passagens, incluir também a justificativa no Relatório de Viagem do SCDP;
● Caso o servidor não utilize do bilhete de passagens sem que haja cancelamento ou remarcação devidamente justificado em tempo hábil, implicará em devolução à UFF do valor gasto com a compra das passagens;
● O deferimento definitivo será: para o caso de inscrição, no momento da emissão da Nota de Empenho (DCOM/CMAT) e em caso de diárias e passagens, no momento do envio do e-mail com informação do número da PCDP, número do(s) bilhete(s) de passagem e valor da(s) diária(s); (EGGP/GEPE e GAF/GEPE).