Compete à Gerência Plena de Comunicação Administrativa (GPCA):
I - planejar, coordenar, controlar, dirigir e supervisionar as atividades relacionadas à gestão de Comunicação Administrativa e de Documentos pertinentes às atividades de Protocolo;
II - realizar o atendimento ao usuário interno e externo, por telefone e presencial, em serviços de protocolo;
III - executar as atividades de autuação de documentos avulsos para formação de processos administrativos não digitais, tais como: classificação, montagem, registro e distribuição;
IV - executar as atividades de autuação de processos digitais no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), tais como: abertura de processo, digitalização de documentos para inclusão no sistema, autenticação de documentos digitalizados, conversão de processos físicos em digitais;
V - executar as atividades de expedição de documentos avulsos, processos internos da UFF, correspondências e objetos postais, tais como: conferência, registro e trâmite em sistema, triagem e distribuição às Unidades;
VI - executar as atividades de encerramento e abertura de volumes, juntada por anexação e apensação de processos administrativos;
VII - executar as atividades de desmembramento, desentranhamento de peças e reconstituição, a pedido, de processos administrativos;
VIII - gerenciar e executar o arquivamento e o desarquivamento, a pedido da Unidade interessada, dos processos administrativos em fase intermediária até a sua destinação final;
IX - planejar e executar as atividades relacionadas à expedição das correspondências, telegramas e objetos postais à Empresa dos Correios e Telégrafos, tais como: o controle e o acompanhamento dos serviços de envio e entrega dessas correspondências e realizar a conferência dos serviços constantes nas faturas recebidas;
X - fiscalizar os contratos de serviço: Empresa Brasileira dos Correios e Telégrafos e de Courier;
XI – Prestar assessoria técnica e operacional às Unidades Protocolizadoras da UFF;
Compete aos Protocolos Setoriais do Gragoatá (PSGR):
I - implementar e executar os programas de gestão de documentos e de comunicação propostos pela Gerência Plena de Comunicação Administrativa;
II - realizar o atendimento ao usuário interno e externo, por telefone e presencial, em serviços de protocolo;
III - executar as atividades de autuação de documentos avulsos para formação de processos administrativos não digitais, tais como: classificação, montagem, registro e distribuição;
IV - executar as atividades de autuação de processos digitais no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), tais como: abertura de processo, digitalização de documentos para inclusão no sistema, autenticação de documentos digitalizados, conversão de processos físicos em digitais;
V - executar as atividades de expedição de documentos avulsos, processos internos da UFF, correspondências e objetos postais, tais como: conferência, registro e trâmite no sistema, triagem e distribuição às Unidades;
VI - executar as atividades de encerramento e abertura de volumes, juntada por anexação e apensação de processos administrativos;
VII - executar as atividades de desmembramento, desentranhamento de peças e reconstituição, a pedido, de processos administrativos;
VIII - gerenciar e executar o arquivamento e o desarquivamento, a pedido da Unidade interessada, dos processos administrativos em fase intermediária até a sua destinação final;
