Oficio: conceito

Comunicação que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função. É de competência do Reitor, Pró-Reitores, Diretores de Divisão, Chefes de Departamentos.

Oficio: forma e estrutura

• Timbre da Instituição.
• Oficio (caixa alta, por extenso), seguido de sigla do órgão expedidor com sua vinculação hierárquica, numeração (seqüencial crescente e anual) e data.
• Assunto: teor da comunicação.
• Vocativo e função do destinatário.
• Destinatário: menciona-se o cargo ocupado, precedido de À/Ao.
• Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceção do primeiro e do fecho.
• Fecho: fórmula de cortesia: Respeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
• Assinatura, nome e cargo do remetente.
• Assinatura, nome, cargo ou função do remetente.
• Pronome de tratamento e designativo do cargo ou função do destinatário.
• É obrigatória constar a partir da segunda página o número da página.

Oficio: observações

• Atualmente, costuma-se mencionar o nome do destinatário, sempre que conhecido. No caso de necessidade de continuidade do texto, será utilizada uma outra folha para seu prosseguimento.
• Como sugestão, para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um assunto em cada ofício.

OFICIO: exemplo