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PROEX abre chamada para compor Comissão Avaliadora dos Editais de Bolsas de Extensão 2020A Pró-Reitoria de Extensão da Universidade Federal Fluminense (PROEX-UFF) convida a toda a comunidade acadêmica e a sociedade para comporem a Comissão que avaliará as propostas submetidas aos Editais de Bolsas PROEX 2020. Os interessados devem ter titulação mínima de graduação e poderão efetuar inscrições através do e-mail secretariaproexuff@gmail.com no período de 03 a 18 de fevereiro de 2020. Os editais serão avaliados entre os dias 02 de março e 18 de março. Para orientar os avaliadores, a PROEX disponibilizará os esclarecimentos necessários para tal finalidade.
Comissão de Flexibilização da UFF aprova 12 processosTramitação realizada pelo SEI é mais rápida que o prazo previsto em normativa interna   No final de outubro, a Comissão Permanente de Flexibilização recomendou a aplicação da jornada de trabalho de 30 horas semanais a 12 unidades organizacionais da Universidade Federal Fluminense. Dos 35 processos avaliados, 12 foram deferidos e 23 indeferidos; outros 25 aguardam diligências para entrar na pauta. Dos que possuem decisão definitiva, 34,28% foram autorizados. A comissão têm emitido parecer em menos de 30 dias, prazo previsto na Norma de Serviço 672. O fluxo de trabalho foi agilizado pela digitalização dos trâmites no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que foi uma prioridade da administração por ser um processo de grande interesse dos servidores. A comissão está aberta a soluções e vem buscando aprender com boas experiências de outras universidades. Os atendimentos e dúvidas são feitos através de formulário no site. O presidente esteve em mesa de conversa com o Sindicato dos Trabalhadores em Educação da Universidade Federal Fluminense para colher sugestões. O próximo desafio é manter o ritmo de avaliações a partir do aumento esperado nas submissões. A Comissão Permanente de Flexibilização é composta integralmente por técnicos-administrativos da UFF, nomeados pela Portaria 64.061, incluindo servidores das unidades administrativas, acadêmicas e do Hospital Universitário Antonio Pedro. A tramitação é transparente e aberta, podendo ser consultada por todos no site. Os membros se reúnem semanalmente, todas as segundas-feiras entre 13h e 17h para avaliar os processos de acordo com a ordem de submissão e realizar outras diligências, como visitas in loco. O presidente da Comissão, Carlos Alberto Belmont, enfatiza que esse é um trabalho bastante desafiador e que demanda grande envolvimento dos membros. “Não temos somente as atividades das reuniões nas tardes de segunda-feira, temos também visitas técnicas, elaborações de relatórios e analise de prévia de processos. A comissão tem trabalhado de forma bastante empenhada para analisar os processos. Estamos dispostos a aprender com outras universidades a melhorar esse processo”, afirma Carlos. Segundo ele, o retorno tem sido muito positivo. “A nossa experiência tem sido de perceber que as unidades flexibilizadas, a partir de relatos, que os servidores têm mais qualidade de vida e tem trabalhado de forma mais harmônica, ampliando o horário de prestação de serviços ao público”, afirma. A Secretaria Geral de Graduação do Instituto de Ciências Humanas e Filosofia foi um dos primeiros setores flexibilizados. Segundo o assistente administrativo do ICHF, William Magalhães, a mudança foi positiva. “Primeiramente pela extensão do período de atendimento e pela não interrupção do funcionamento durante os afastamentos legais. Em segundo lugar, há um fator subjetivo. Foi no convívio que acabamos identificando problemas em comum no dia a dia do trabalho, e que nos levou a pensarmos juntos em soluções”, detalha William. O trabalho da comissão  A Comissão de Flexibilização existe desde outubro de 2018. Em seus primeiros meses de atuação, ela analisou normativas e processos de outras universidades federais para elaborar a Norma de Serviço 672 e as instruções do regimento interno. A partir de maio de 2019, consolidou a rotina de avaliação das requisições das unidades organizacionais. A comissão se reúne todas as semanas, segunda-feira à tarde. As análises estão sendo realizadas em menos de 30 dias, abaixo do tempo prazo previsto na Norma de Serviço 672. “É um trabalho que vem sendo feito de forma bastante profissional e com bastante dedicação”, conta Carlos Belmont. A comissão trabalha a partir do processo instituído no SEI. A pauta de análise é construída pela ordem de submissão à comissão e a aprovação se dá por maioria simples dos votos. Esse é um procedimento muito importante, na medida em que a Universidade tem um funcionamento diferente de outros órgãos do serviço público. “Há setores que trabalham nos três turnos, atendem aluno em horários variados, em suma, reúnem características para a flexibilização”. Critérios e restrições federais A avaliação leva em conta os seguintes fundamentos: se há possibilidade legal e necessidade de atendimento ao público externo, salas unificadas e estrutura de guichê, quantitativo mínimo de servidores suficiente para suprir ausências e afastamentos, adequação entre as atividades do plano de trabalho e as do Plano de Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos em Educação, instrução processual completa com todos os documentos e adequação às legislações nacionais, como o Decreto 1590/95 e a Instrução Normativa 02. O público é tipificado pela Nota Técnica do Ministério da Economia como comunidade externa, ou seja, não considera professores e técnicos, mas alunos e público externo em geral. “Essa nota, publicada em maio desse ano, veda a flexibilização para atendimento ao publico interno. O Ministério determina que esse atendimento externo deve ser dedicado e presencial, sem considerar por email ou telefone, por no mínimo 12 horas ininterruptas ou trabalho noturno”, elucida Carlos. Além disso, outras publicações governamentais, como a Instrução Normativa 02/2018 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão/Secretaria de Gestão de Pessoas restringem a concessão da flexibilização. “A IN02 determina que unidades que cumprem atividades ligadas a sistemas do governo estão impedidas de realizar a flexibilização, como o Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec), SIORG, SIGA, SISP, SISG e outros estão vedados por conta de interpretações normativas”. Carlos enfatiza que essas restrições são determinadas pelo governo federal e, enquanto estiverem em vigência, devem ser aplicadas seguindo o princípio da estrita legalidade. “A gente discorda dessas normativas, mas somos obrigados a cumprir. Então, um caminho seria a revisão da legislação para que haja uma margem maior de discricionariedade do dirigente máximo para conceder jornada flexibilizada aos setores. Isso passaria pela revisão da IN 02 e uma mudança no perfil de flexibilização que os órgãos de controle tem interpretado”, sugere o presidente da Comissão. Reestruturação administrativa O Decreto nº 9.739 do Governo Federal determinou a extinção, a partir do dia 31 de julho de 2019, de todas as funções gratificadas (FG’s) de níveis 4 a 7. Essa medida atingiu 355 funções da Universidade Federal Fluminense. Ao mesmo tempo, as Unidades Organizacionais (UORG’s) vinculadas às FG’s também deixaram de existir. Para se adequar à decisão do Poder Executivo, a Pró-Reitoria de Planejamento está realizando a reestruturação e padronização administrativa da UFF. Naturalmente, essa decisão do governo federal impacta o trâmite da flexibilização. Por conta desse decreto, é importante que as unidades, antes de submeter o processo, façam uma reestruturação administrativa interna para reunir as condições tanto ambientais de espaço físico, estrutura de atendimento, quanto de carta de serviços à disposição do usuário, para requerer a flexibilização de forma mais fundamentada. “Isso pode ser um fator de auxílio para que haja possibilidade maior de flexibilizar”, orienta Carlos. Flexibilização no ICHF Um caso bem sucedido de reorganização administrativa e flexibilização da jornada de trabalho foi a unificação das secretarias de graduação do Instituto de Ciências Humanas e Filosofia (ICHF). Isso foi feito a partir do mapeamento das funções das secretarias das coordenações de curso e compartilhamento dessas atividades entre os servidores, que passaram a dividir um mesmo espaço físico. De acordo com o assistente administrativo do ICHF, William Magalhães, a reforma administrativa foi fundamental para ampliar a prestação dos serviços de forma contínua e dedicada. “A Secretaria Geral de Graduação (SGG) já estava rendendo frutos porque se entendia que era preciso melhorar a qualidade dos serviços prestados à sociedade, princípio que deve orientar as instituições públicas. É claro que, do ponto de vista do servidor é interessante a jornada de 6h, mas é também interessante para a Universidade, na medida em que os servidores de mostram mais satisfeitos e, consequentemente, tendem a se comprometer ainda mais com o projeto. Entendo que a flexibilização aumenta a produtividade, tanto dos servidores, quanto do próprio setor, e isto é do interesse da administração pública e da sociedade”, comenta William. Aprendizado com outras universidades Desde o princípio, a Comissão têm estudado e entrado em contato com outras universidades que já implementaram a flexibilização. “Houve uma audiência sobre ponto eletrônico e vimos a experiência exitosa da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), que já mapeou toda a instituição e definiu os setores flexibilizados. O próprio TCU recomendou que as universidades seguissem o exemplo da UFES como boa prática de gestão. Então, temos mantido um contato muito próximo com a comissão de flexibilização da UFES”.
Metade dos ingressantes na UFF passou por comissões especializadas de verificaçãoNa edição do SiSU 2019/1, mais de 2500 estudantes que optaram por uma das modalidades de ação afirmativa de ingresso na Universidade Federal Fluminense passaram pelas comissões de verificação. A universidade é uma das pioneiras do Brasil em institucionalizar, dar transparência e definir critérios objetivos para a aplicação das políticas de cotas. São três comissões compostas para cada avaliação: socioeconômica, heteroidentificação e de pessoas com deficiência. Desde a 1ª edição do SiSU de 2017, a UFF possui Comissão de Aferição de Autodeclaração de Cor/Etnia, a Comissão de Heteroidentificação. O candidato deverá comprovar que pertence ao grupo de pretos, pardos ou indígenas, de acordo com os critérios estabelecidos em legislação e normativos nacionais. A comissão é uma orientação do então Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e do Ministério Público Federal. Segundo a pró-reitora de Graduação, Alexandra Anastacio, o objetivo da universidade federal é promover a inclusão, especialmente daqueles grupos historicamente excluídos dos espaços acadêmicos. “É importante ter claro que estamos lidando com pessoas que sonham em entrar na universidade. A comissão tem o propósito de acolher e de incluir”. É importante que a universidade conheça esse trabalho de ingresso e recepção dos alunos. É uma movimentação imensa que demanda um compromisso de muitas pessoas para compor as comissões”, ressalta a pró-reitora. O coordenador de seleção acadêmica (Coseac), Luiz Antônio Cruz, ressalta que todos os candidatos, sem exceção, passam pela avaliação das comissões. No SiSU, os candidatos optam pela modalidade de ampla concorrência ou de ações afirmativas e, na universidade, devem comprovar a adequação aos requisitos de acordo com o disposto em edital. “É um processo bastante trabalhoso, mas é gratificante abrir a porta da universidade para aqueles que historicamente não tinham a chance de ser incluídos.” A comissão de heteroidentificação A Comissão de Heteroidentificação cumpre a determinação de prever e detalhar os métodos de verificação da veracidade da autodeclaração de pretos, pardos e indígenas. As análises são presenciais e são considerados os critérios fenotípicos, além do Termo de Autodeclaração. De acordo com Rolf Malungo de Souza, professor de Antropologia no curso de Ciências Humanas de Pádua, e membro da Assessoria de Ações Afirmativas, Diversidade e Equidade (AFiDE), a comissão é uma forma de aplicar as políticas públicas de forma institucional, transparente e participativa. “A ideia é criar mecanismos de resolução de conflito. Estamos indo no caminho certo. O que queremos é melhorar cada vez mais”, afirma. A AFiDE assessora a implantação e o acompanhamento das Políticas de Ação Afirmativa Étnico-raciais no âmbito da UFF. Leonardo Vieira Silva, mestrando em Antropologia da UFF explica que a comissão é um momento de aplicação e de refinamento das políticas públicas. “A política pública é extremamente positiva, mas precisamos refinar para não cometer injustiças. A política pública é para incluir”. Como funciona A cada semestre, a UFF constitui comissões de verificação de requisitos para ingresso de estudantes nas vagas reservadas pelas leis de cotas. Este modelo exige um esforço de normatização, articulação institucional e de logística de atendimento dos candidatos. O grupo é composto por docentes, técnico-administrativos e discentes, preservando a diversidade de gênero, de cor/etnia e de geração. Para Stefânia Pereira da Silva, aluna de ciências sociais da UFF e membro do Coletivo Negro da UFF - Iolanda de Oliveira, a representatividade da comissão é resultado de uma reivindicação dos alunos. “Participamos desde as primeiras conversas. O avanço tem sido lento, porém efetivo. Têm sido feitas rodas de leitura, conversas para que a gente tenha embasamento teórico real para fazer a avaliação”, detalha. Leonardo conta que a comissão se propõe a ser um lugar de acolhimento. “Os candidatos chegam lá desesperados por uma construção prévia negativa sobre a banca. O primeiro passo é fazer com que eles se sintam tranquilos naquele momento”. A seleção para compor a comissão é aberta a todos os membros da comunidade interna da UFF. São realizados workshops e treinamentos para que os avaliadores conheçam a legislação, o contexto e os critérios de aplicação. Depois das seleções, é realizado um seminário para amadurecer o processo de avaliação. Esse procedimento foi sendo consolidado e aprimorado ao longo do tempo. “É um olhar de inclusão e acolhimento. Essas pessoas já têm uma história de participação nessas comissões, são capacitadas e conhecem o funcionamento, os procedimentos e estão abertas ao diálogo”, afirma a pró-reitora de Graduação. Não trabalhamos com a hipótese de que as pessoas agem de má fé e tentam fraudar a política de cotas. Muitas pessoas não conhecem os critérios das políticas públicas e não se adequam por desinformação”, comenta Alexandra Anastacio. O processo de aferição é simples. O candidato entra na sala e a banca filma a ficha. Há uma conversa para receber e acolher o candidato e os membros fazem a avaliação. “Quando a comissão se mostra com um semblante acolhedor, faz muita diferença”, conta Leonardo. Os candidatos devem comprovar, também, terem estudado por todo o ensino médio em escola pública. Os casos de indeferimento de matrícula são tratados como “não atendimento ao requisito exigido para ingresso pela modalidade específica”, sendo o candidato considerado apto ou não apto à continuidade do processo seletivo. Há instâncias recursais previstas no próprio edital e, em caso de indeferimento em última análise, são convocados os próximos candidatos da lista de espera daquela ação afirmativa. Números A comissão possui três anos de funcionamento. Os números mostram que a taxa de indeferimento é muito baixa. “Ele tem se tornado cada vez menor porque as pessoas sabem que tem comissão e se informam sobre os critérios”, afirma Stefânia.
SEI garantirá fim de processos em papel na UFFA Universidade Federal Fluminense está a um passo de entrar em uma nova era na sua rotina de trabalho com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os principais objetivos da plataforma digital são agilizar a tramitação e o desempenho dos processos na UFF, aumentando a celeridade, produtividade, transparência e a satisfação do usuário. O uso do sistema representará não só a ampliação da sustentabilidade ambiental, como também a redução de custos no setor público, uma vez que tem como meta eliminar o papel como suporte físico para documentos institucionais nos diferentes setores da universidade. O sistema será implantado até o próximo mês de outubro, conforme estabelecido pelo Decreto 8539/2015. Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, sediado em Porto Alegre (RS), o SEI disponibilizará informações em tempo real e introduzirá práticas inovadoras no setor público. A plataforma engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa e a transparência. Além disso, a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Para a implantação do novo sistema, a UFF criou uma comissão formada por representantes das pró-reitorias, superintendências e Hospital Antônio Pedro. De acordo com a presidente da comissão do SEI, a superintendente de Documentação, Déborah Motta Ambinder, os principais benefícios do sistema para a universidade são a redução do uso de papel nas áreas administrativas da UFF, a otimização das rotinas de trabalho, possibilitando a colaboração entre os setores, a sistematização dos procedimentos e a melhoria da gestão da informação na instituição, a automatização da geração de relatórios e estatísticas sobre os documentos administrativos, facilitando assim a produção de informações e a gestão de processos. Já na opinião do superintendente de Comunicação Social da UFF, João Fanara, também integrante da comissão, o desafio será despertar o interesse do servidor pelo novo sistema e levá-lo a uma mudança de hábito. “O processo em papel ainda é um fetiche. Muitos preferem manuseá-lo, achando que com isso a tramitação se dará de forma mais rápida e segura. Ao contrário, com o passar do tempo, o excesso de papelada acaba atrasando o trabalho e aumentando a burocracia”, explicou. Vantagens A utilização do SEI traz uma série de benefícios: é 100% virtual e pode ser acessado remotamente por meio dos principais navegadores do mercado. O usuário poderá navegar por diferentes tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones com suporte para diversos sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS e Android), possibilitando o trabalho remoto. Para a gerente do Protocolo Geral (Gerência Plena de Comunicações Administrativas - GPCA), Eliana de Oliveira Ramos, a implantação do SEI significa a modernização da gestão e dos fluxos de trabalho, garantindo uma mudança na cultura dos servidores, que em breve substituirão o processo em papel pelo meio digital. Outro benefício é o acesso do usuário externo, gerenciando a navegação e permitindo que ele tome conhecimento dos documentos e, por exemplo, assine remotamente contratos e outros tipos de processos, com absoluta segurança. O SEI também administra a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos. Segundo a gerente financeira da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), Márcia Rainha Isaías Cordeiro, o novo sistema representará não só a economia de recursos, como a agilidade administrativa e confiabilidade na aquisição de produtos e serviços. A implantação do SEI possibilitará que a tramitação dos documentos ocorra em vários setores da UFF ao mesmo tempo, incorporando um novo conceito de processo eletrônico, que rompe com o curso linear tradicional, inerente à limitação física do papel. Assim, vários setores poderão ser mobilizados para tomarem providências e manifestarem-se simultaneamente, trazendo celeridade para os trâmites processuais. Além dessas vantagens, o sistema trará outras funcionalidades específicas que facilitarão a gestão dos processos, como o controle de prazos, histórico de tramitação, pesquisa, acesso externo, entre outros. Para a servidora Sandra Lúcia de Souza Quelhas, há 24 anos no Setor de Registro Escolar da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), a chegada do SEI representa um sonho realizado. “Lidei com papel praticamente a vida inteira, mas antes de me aposentar vou viver um novo tempo”, enfatizou. Já o prestador de serviço Leandro Recuengo e a bolsista Amanda Marinho, ambos do protocolo da Prograd, são unânimes: “É o fim do acúmulo de papel!” De acordo com Déborah Ambinder, a decisão de incorporar o SEI foi tomada pela Administração Central, em conjunto com os Comitês de Governança, Gestão da Informação, Pró-Reitorias e Superintendências, que passarão a adotar o sistema no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN) juntamente com todas as unidades da universidade. “Esta, por sua vez, é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura de processo administrativo eletrônico do governo”, afirmou. O vice-presidente da comissão, coordenador de Desenvolvimento de Sistemas da Superintendência de Tecnologia da Informação, Thiago de Souza Diogo, esclarece que o PEN, coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), servirá de base para o Projeto UFF Digital. "A medida tem como objetivo a modernização da gestão de documentos e dos fluxos de trabalho na instituição, a conscientização da comunidade universitária para a utilização mínima do papel como documento, bem como reforçar as vantagens do uso do meio eletrônico para o desenvolvimento dos processos no âmbito da administração pública federal", concluiu. A Escola Nacional de Administração Pública (Enap), em parceria com os Correios oferece cursos on-line sobre o SEI, com o objetivo de capacitar servidores públicos do Executivo, Legislativo e Judiciário e de outras esferas de governo para utilizarem o sistema. O próximo módulo à distância ocorrerá de 25 de abril a 15 de maio. Para outras informações, acesse https://goo.gl/qlkCGi.