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Gerência Plena de Comunicação AdministrativaCompete à Gerência Plena de Comunicação Administrativa (GPCA): I - planejar, coordenar, controlar, dirigir e supervisionar as atividades relacionadas à gestão de Comunicação Administrativa e de Documentos pertinentes às atividades de Protocolo; II -  realizar o atendimento ao usuário interno e externo, por telefone e presencial, em serviços de protocolo; III -  executar as atividades de autuação de documentos avulsos para formação de processos administrativos não digitais, tais como: classificação, montagem, registro e distribuição; IV - executar as atividades de autuação de processos digitais no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), tais como: abertura de processo, digitalização de documentos para inclusão no sistema, autenticação de documentos digitalizados, conversão de processos físicos em digitais; V - executar as atividades de expedição de documentos avulsos, processos internos da UFF, correspondências e objetos postais, tais como: conferência, registro e trâmite em sistema, triagem e distribuição às Unidades; VI - executar as atividades de encerramento e abertura de volumes, juntada por anexação e apensação de processos administrativos; VII - executar as atividades de desmembramento, desentranhamento de peças e reconstituição, a pedido, de processos administrativos; VIII - gerenciar e executar o arquivamento e o desarquivamento, a pedido da Unidade interessada, dos processos administrativos em fase intermediária até a sua destinação final; IX - planejar e executar as atividades relacionadas à expedição das correspondências, telegramas e objetos postais à Empresa dos Correios e Telégrafos, tais como: o controle e o acompanhamento dos serviços de envio e entrega dessas correspondências e realizar a conferência dos serviços constantes nas faturas recebidas; X - fiscalizar os contratos de serviço: Empresa Brasileira dos Correios e Telégrafos e de Courier; XI – Prestar assessoria técnica e operacional às Unidades Protocolizadoras da UFF; Compete aos Protocolos Setoriais da Área da Saúde (PSAS), do Valonguinho (PSV), da Praia Vermelha (PSPV) e do Gragoatá  (PSGR): I - implementar e executar os programas de gestão de documentos e de comunicação propostos pela Gerência Plena de Comunicação Administrativa; II - realizar o atendimento ao usuário interno e externo, por telefone e presencial, em serviços de protocolo; III - executar as atividades de autuação de documentos avulsos para formação de processos administrativos não digitais, tais como: classificação, montagem, registro e distribuição; IV -  executar as atividades de autuação de processos digitais no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), tais como: abertura de processo, digitalização de documentos para inclusão no sistema, autenticação de documentos digitalizados, conversão de processos físicos em digitais; V - executar as atividades de expedição de documentos avulsos, processos internos da UFF,  correspondências e objetos postais, tais como: conferência, registro e trâmite no sistema, triagem e distribuição às Unidades; VI - executar as atividades de encerramento e abertura de volumes, juntada por anexação e apensação de processos administrativos; VII - executar as atividades de desmembramento, desentranhamento de peças e reconstituição, a pedido, de processos administrativos; VIII - gerenciar e executar o arquivamento e o desarquivamento, a pedido da Unidade interessada, dos processos administrativos em fase intermediária até a sua destinação final;
Processo Eletrônico Nacional e Sistema Eletrônico de Informações são apresentados na UFFA UFF, através da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe), recebeu nesta quarta-feira, 6 de dezembro, a Técnica da UFRJ Ana Maria de Almeida Ribeiro, que falou de sua experiência no projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) e na utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). O Processo Eletrônico Nacional é um projeto de Gestão Pública que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. Trata-se de uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública (federal, estadual e municipal) para a construção de uma infra-estrutura pública de processo administrativo eletrônico. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para as instituições públicas, é a solução de processo eletrônico escolhida no âmbito do PEN, formando a sólida parceria PEN sei!. Desde novembro o MEC passou a utilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para tramitar eletronicamente os seus processos. A previsão inicial é economizar R$ 2,4 milhões anuais com o uso da ferramenta digital. O SEI torna o procedimento mais ágil e reduz os gastos com aquisição de resmas de papel e aluguel de impressoras. “Temos que pensar numa administração pública para o futuro, na agilidade trâmite dos processos, garantindo seu sigilo, e na economia de papel e outros insumos para o setor público”, ressaltou Ana Maria. De acordo com a diretora do Departamento de Administração de Pessoal da UFF, Jovina Maria de Barros Bruno, “A possibilidade implantação do Sistema Eletrônico de Informações na UFF representa uma mudança cultural na gestão administrativa e acadêmica. Essa mudança resultará em práticas inovadoras que trarão maior produtividade, celeridade, transparência e racionalização dos gastos na produção, tramitação e arquivamento dos processos e documentos administrativos.” Até a implantação dos sistema serão realizados cursos de capacitação e treinamentos para os diversos setores da UFF.