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Controle de reuniões

Data da reuniãoordem crescente Local da reunião Corpo Tema
15/08/2017 Sala de reuniões SDC

Presentes: HUAP/PROGEPE/PROAD/Auditoria Interna/ SDC/ GPCA/ Assessoria de Interiorização/ CAR/SDC/ GABR/ SCS/ PROPLAN/ STI/ EDUFF

Pontos abordados:

Ajuste de lotação -  ALINE  informou que esse ajuste ocorre de acordo com as determinações enviadas à PROGEPE que e ela não tem gerência e autonomia para ajustar uma lotação sem um documento que determine tal ação.

Pendências -  DÉBORAH identificou que há a necessidade de desenvolver um FAQ, atualizar o site do SEI, criar um e-mail e vídeos com o objetivo de instruir os novos usuários do SEI.

Suporte - MARIANNA se colocou a disposição para fazer uma filtragem nas dúvidas que chegam dos servidores que foram capacitados no curso ministrada pela ANA MARIA, pois tem experiencia em implantação de sistemas.
MATHEUS disse que não recomenda a utilização de um e-mail no futuro para realizar atendimentos da TI, pois a medição dos atendimentos é feita por número de chamado.
SOLIMA manifestou entender que o uso do e-mail é somente para o momento de implantação, pois é preciso que exista alguém para atender as demandas advindas dos servidores da UFF.  Dessa forma, ficou acordado que num primeiro momento a Escola de Governanção ficou responsável por centralizar o atendimento via e-mail.

FAQ -  LEONOR disse que já existe um da Universidade de Uberlândia (UFU), DÉBORAH sugeriu que ARTUR (não presente na reunião) ficasse responsável pelo FAQ.

Capacitação - SOLIMA expôs o panorama geral da capacitação pleiteada junto a CVM, por intermédio da arquivista Elizabeth. Essa capacitação tem o objetivo específico de formar multiplicadores para toda a UFF. A respeito dos indicados ANA MARIA sugeriu que fossem servidores da TI e de Arquivologia.

Data do piloto - DÉBORAH pediu uma data para que o piloto esteja rodando e KÍSSILA lembrou que a Seção responsável pediu pelo menos 1 semana de antecedência para se preparar. Foi acordada a data de 02 de setembro. KÍSSILA disse que seria interessante fazer uma comunicação direta com os servidores que pedem o ressarcimento. MATHEUS perguntou ao LEANDRO (DAP) se ele poderia disponibilzar essa listagem e ele concordou.

Ajuste de lotação - MATHEUS questionou ainda sobre o ajuste de lotação do SEDEA, setor também envolvido no processo, pois não há nenhum servidor lotado. LEANDRO disse que vai ajustar as lotações.

Implantação -  LEONARDO informou que foi decidido em reunião com o reitor que os processos a serem implantados devem envolver todas as pró reitorias e que foi indicado o processo de insalubridade da PROGEPE, contudo MATHEUS lembrou que esse processo gera portaria o que faz retomar a questão da inutilização do SIGA e da perda da numeração sequencial.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
08/08/2017 Sala de reuniões SDC

Presentes: PROGEPE/ PROAES/ PROEX/ PROAD/ HUAP/ SDC/ GPCA/ Assessoria de Interiorização/ CAR/SDC/ STI/ SCS/ PROPLAN

PROGEPE - Professor PAULO TRALES disse que em virtude das demandas existentes para tal Pró Reitoria não seria viável que o SEI fosse implementado na condição de Piloto, por isso, solicitou que a PROGEPE seja objeto da implantação em um momento mais oportuno. A Comissão vai acatar ao pedido do Pró-Reitor.

Capacitação - SOLIMA apresentou o panorama da capacitação e acrescentou que faria uma chamada para identificar, dentre os indicados que fizeram o curso, ao menos um grupo de pessoas que se consideram como perfil de multiplicador. Foi solicitado a EEP/UFF que fosse apresentada um plano de capacitação.
DÉBORAH solicitou ao CARLOS que capacitasse seus colegas da PROGRAD e que conversasse com seu Pró-Reitor para indicar nomes e coordenação que são estratégicas para a implementação do piloto dispensa de disciplina.

Token - ELIANA informou que houve um atraso em relação ao fornecimento de token.

CPF - MATHEUS pediu a palavra e informou que a maneira como o SEI foi construído trouxe um problema para a UFF, uma vez que o CPF dos servidores interessados no processo estarão presentes para acesso público e essas informações são de cunho pessoal. EDILSON se comprometeu em estudar o código para ocultar o CPF dos servidores.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
01/08/2017 Sala de reuniões SDC

Presentes: HUAP/ PROGEPE/ SDC/ Assessoria de Interiorização/ CAR/SDC/ STI/ PROPPI/ SCS/ CEART/ PROPLAN/ GPCA/ EDUFF

Pontos abordados:

Status de elaboração das premissas - KÍSSILA disse que as premissas dependem de algumas definições e frisou que é muito importante que seja definido de que maneira vai ocorrer a produção do documento portaria na Universidade, uma vez que tal documento já é produzido em outro sistema e que o número deve ser sequencial e contínuo, dessa forma, ao utilizar dois sistemas a numeração seria descontinuada provocando a
falta de controle sobre as portarias geradas no âmbito da UFF e o
piloto de progressão por capacitação gera portaria.

Geração de Portarias - ALINE disse que levou a questão ao Colegiado da PROGEPE,que manifestou-se sobre utilizar dois sistemas por um curto período de tempo, no máximo um mês.
TOBIAS perguntou sobre a numeração sequencial da portaria, se essa é uma normativa interna ou externa. KÍSSILA explicou que existe uma
determinação interna que se apoia em manuais de redação do executivo
federal.

Criação de modelos de documentos -MATHEUS apresentou e demonstrou a funcionalidade de se criar um modelo de documento e disse que essa operação deve ser feita
por cada área a partir do momento em que um documento é criado, disse
que não é nada complexo uma vez que os modelos estão no SIGA.
MARCELA sugeriu que os modelos fossem criados apenas por uma pessoa, do setor, de forma a ter um maior controle.

Abertura de processos - MICHELLE perguntou como seria a abertura do processo para servidores que ainda não tem SIAPE implantado, ficou acordado entre a Comissão que quando os processos tratarem de interesse próprio do servidor, como incentivo à qualificação, por exemplo, o servidor
poderá abrir o processo no protocolo enquanto usuário externo,
utilizando o CPF, contudo, o acesso ao SEI na UFF só ocorreria depois
de regularizada sua lotação.

Lotação - A comissão deliberou que servidores que não estejam com a lotação atualizada não poderão utilizar o SEI.

Bolsistas -DEBORAH sugeriu que o RODRIGO procurasse a LEONOR, que saiu mais cedo da reunião, para alinhar as questões relativas a contratação dos bolsistas para dar celeridade ao mapeamento de
processos.

Comunicação - MARCELA deu informes gerais sobre a comunicação social, controle de atas, de reuniões e o desenvolvimento da logo, informou que sairão dias matérias a respeito da implantação do SEI na UFF na Isto é e no JB online.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
25/07/2017 Sala de reuniões SDC

Presentes: PROGEPE/ PROEX/ PROAES/ SRI/ PROPPI/ PROGRAD/ SDC/ GPCA/ CAR/SDC/Assessoria de Interiorização/ SCS/ STI/ PROPLAN/ EDUFF/ PROAD

Pontos abordados:

Capacitação - As unidades que ainda estão com pendência são: COLUNI, Escola de Arquitetura e Urbanismo, Escola de Serviço Social (Niterói), Faculdade de Administração e Ciências Contábeis, Faculdade de Economia, Faculdade de Odontologia, Instituto de Ciências Exatas (Volta Redonda), Instituto de Estudos Estratégicos, Instituto de Psicologia (Niterói), Instituto de História e Instituto de Estudos Comparados e Administração de Conflitos. As unidades Escola de Enfermagem, Faculdade de Medicina e Instituto de Letras enviaram os nomes dos respectivos representantes, porém faltam dados dos servidores.

Status da reunião de mapeamento de competências - EDILSON e MICHELLE informaram que as reuniões estão sendo bastante produtivas, uma vez que o Sistema é disponibilizado em tempo real, e dessa forma, as inconsistências são corrigidas com a área de negócio validando sem que haja perda de tempo.

MATHEUS voltou a questionar sobre a produção das portarias que atualmente são editadas no SIGADOC.

Foi consenso de todos a criação de um FAQ para as áreas. THIAGO DIOGO disse que todos os sistemas da UFF possuem um módulo de ajuda (base do conhecimento), disponível em sistemas.uff.br/ajuda e o SEI também deverá ser contemplado. Ficou decidido também que será criado um FAQ específico por área, além de um em linhas gerais.

Sobre a contratação de bolsistas para auxiliar nos trabalhos de implantação do SEI: RODRIGO e MICHELLE explicaram que a contratação do bolsista demandaria tempo de capacitação. ALINE sugeriu que o bolsista atue no bizagi. RODRIGO disse que isso também demanda tempo de supervisão e que o bolsista já teria que ter uma experiência mínima com o programa. THIAGO DIOGO disse que deve haver uma cabeça para coordenar o mapeamento, porque senão cada equipe terá um método para mapear. SANDRA enfatizou que é necessária uma diretriz de como mapear cada processo, corroborando com Thiago. Decisões: DÉBORAH e THIAGO DIOGO levarão para a reunião de Governança todas essas questões acerca da contratação de bolsistas, uma vez que essa demanda emergiu do próprio Prof. Antonio Cláudio.

THIAGO DIOGO informou que a STI só oferece suporte para Sistema que se encontra em produção. A sugestão foi que esse suporte fosse dado para o multiplicador e essa pessoa ficaria encarregada de capilarizar o suporte.

TOBIAS disse que hoje, o multiplicador não tem capacitação suficiente para ser o administrador do SEI. MATHEUS perguntou ao TOBIAS se a atribuição de pessoas às lotações poderia ficar atrelada à EGGP. Dessa forma, ele capacitaria essa pessoa da EGGP. TOBIAS acha viável, porém precisa consultar a equipe.

Scanners e computadores já estão contando prazos para entrega.

O token da Certisign está apto para autenticação e assinatura. Serão 40 (quarenta) vouchers.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
18/07/2017 Sala de reuniões SDC

Presentes: HUAP/ PROGEPE/ PROEX/ SRI/ SDC/ GPCA/ CAR/SDC /PROPPi/ SCS/ STI/ PROAES/ PROPLAN/ EDUFF

Pontos abordados:

A respeito da reunião com pessoal da SCBE Edilson destacou que a reunião foi longa, porém produtiva uma vez que foi possível homologar o processo e também ver o SEI funcionando.

Matheus complementou a colocação do Edilson, acrescentando que a lista de processos é baseada no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade por assunto. Seria interessante rever essa redação para que o usuário tenha acesso de forma rápida. Além disso, informou que foi decidido que a lista de processos será liberada aos poucos, conforme implantação dos pilotos e que os usuários poderão utilizar a opção modelo de documentos. Matheus fez uma demonstração dessa funcionalidade. Eliana disse que seria interessante ter o setor de destino no próprio requerimento. Rodrigo disse que essa seria mais uma função para o protocolo. Aline complementou dizendo que seria interessante ter uma espécie de manual de passo a passo e de informar as áreas sobre a necessidade de preencher a base de conhecimento. Matheus falou que está previsto a produção desse manual.

Déborah perguntou para a Comissão sobre a possibilidade de implementar os processos aos poucos e os membros da comissão concordaram. Aline sugeriu que a implantação do SEI ocorresse por processo e setor e houve concordância.

Matheus relembrou que existe o problema dos números de documentos seqüenciais, por exemplo, portaria e norma de serviço. Explicou que a Comissão teria que chegar num consenso a respeito da desativação do SIGADOC. Implantação de portaria no SEI e em seguida implantação dos processos por setor da PROGEPE. Aline sugeriu que nas reuniões em que forem discutidos processos de pessoal seria interessante convocar alguém da auditoria.

Status da capacitação -  cerca de 100 pessoas já foram capacitadas.

Rodrigo apresentou os processos e os seus respectivos responsáveis. Déborah disse que levará a necessidade de priorização de quais processos serão objeto de estudo da Comissão. Sandra perguntou sobre a dificuldade de inserir os processos da PROGRAD e colocou que a PROGRAD tem um impacto maior, pois atinge aluno, servidor, etc.

Matheus fez a demonstração do Token da certisign e disse que a cadeia de certificado desse tipo de token não é lida pelo SEI, naquela versão. Contudo, ele não descartou esse token uma vez que ele em outra versão foi lido pelo SEI.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
11/07/2017 Sala de reuniões SDC

Presentes: SRI/ PROPPI/ HUAP/ SDC/ PROEX/ GPCA/ CAR/SDC/Assessoria de Interiorização/ SCS/ STI/ PROPLAN/ PROGEPE

Pontos abordados:

Status da capacitação - o curso está sendo ministrado pela Srª Ana Maria Ribeiro (Técnico-Administrativo da UFRJ), que possui expertise no SEI.

Unidades que ainda não enviaram as indicações para participação no curso acima mencionado: COLUNI, Escola de Arquitetura e Urbanismo, Escola de Enfermagem, Escola de Engenharia (Niterói), Escola de Serviço Social (Niterói), Faculdade de Administração e Ciências Contábeis (Niterói), Faculdade de Economia, Faculdade de Farmácia, Faculdade de Medicina, Faculdade de Odontologia, Instituto de Ciências Exatas (Volta Redonda), Instituto de Educação Física, Instituto de Estudos Estratégicos, Instituto de Letras, Instituto de Psicologia (Niterói), Instituto de História e Instituto de Estudos Comparados e Administração de Conflitos.

Mapeamento de processos - RODRIGO sugeriu que os processos que compõem o piloto devam merecer uma especial atenção. Como solução, as equipes de mapeamento de processos e das premissas do SEI se reunirão com as áreas envolvidas no piloto, para alinhar questões pendentes acerca dos processos.

Comunicação - MARCELA informou que o vídeo está com o lançamento previsto para o dia 18/07/2017. Disse ainda que o planejamento da SCS para divulgação do SEI consiste em 4 (quatro) fases: vídeo, uma chamada com o Reitor e Vice-Reitor, o “hoje é o dia do SEI” a ser disparado no dia da implantação do piloto e o status do andamento do Sistema até a implantação definitiva prevista para 9 de outubro de 2017.

Ajuste de lotação - DÉBORAH também perguntou quais unidades ainda se encontram em pendência para o ajuste de lotação. ELIANA informou que sobre Rio das Ostras ficou acordado que cada unidade faria o seu processo. O Prof. Antonio (Rio das Ostras) alegou não ter funcionário para tal atividade. JANDIRA disse que não há necessidade de Rio das Ostras possuir dois protocolos.

Sobre a aquisição das máquinas Samsung para suprir a espera das ilhas de digitalização, DÉBORAH comunicou que algumas unidades ainda necessitam de posicionar os equipamentos em rede.

Uso do token - MATHEUS realizou testes e não obteve êxito em decorrência de um conflito com o ambiente de testes.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
26/06/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes:
HUAP/PROEX/SRI/PROGRAD/GPCA/Assessoria de Interiorização/
CAR/SDC/SANT/DCQ/DAP/PROGEPE /STI/SCS/CEART/PROAES/GPCA/AD/PROAD/PROPLAN/ EDUFF

Pontos abordados:

IGOR apresentou a Norma de Serviço sobre a instituição do SEI.

EDILSON falou sobre o grupo de trabalho de mapeamento de processos. Informou que os membros que integram a equipe são SANDRA, RODRIGO e JONAS  (bolsista) e que a finalidade será o mapeamento de processos. 

Os membros presentes analisaram os mapeamentos dos processos no google drive da Comissão, e detectaram diversos tipos de formatos de arquivo e falta de  conformidade dos processos mapeados. 

EDILSON apresentou o guia  prático para mapeamento de processos e informou que o grupo de trabalho vai entrar em contato com os responsáveis para analisar os  processos em sequência depois da homologação preliminar e que também o responsável pelo mapeamento irá se encontrar com LEONOR para finalizar o processo. 

IGOR relembrou a importância de não esquecer o temporizador, com vistas a mensurar o tempo gasto em cada processo. 

TOBIAS informou que o ambiente de testes ainda não é favorável para a capacitação. 

MATHEUS informou que o sistema já foi instalado e já pode ser acessado, porém sugeriu por prudência o adiamento do início do curso para 03/07/2017. 

Sobre a questão do cadastro das unidades, os membros indicaram MATHEUS para falar com JOÃO FANARA para obter os endereços das unidades da UFF. 

ELIANA ressaltou que não deveria começar o piloto com dispensa de disciplinas se as pessoas das coordenações não estiverem capacitadas. 

IGOR recomendou que os processos não sejam arquivados pois o SEI não possui módulo de gestão de documentos. 

ELIANA falou a respeito da  obrigatoriedade do uso do token, porém LEANDRO CICCO comentou que levou a lei e o decreto ao Procurador e informalmente ele colocou que não é necessário o uso de token. 

ELIANA informou que não  consegue encerrar esta questão sem respaldo e falou da importância de haver uma consulta formal. 

Igor ressaltou que já  iniciou os trabalhos de confecção do manual do usuário do SEI em parceria com MICHELLE. 

JANDIRA informou que existem problemas com SIORG das unidades e que muitas delas não possuem regimento. 

MATHEUS trouxe a discussão dos servidores cedidos de outras instituições e LEANDRO LIMA sugeriu que fosse colocada na norma de serviço a questão da  lotação. 

Todos da equipe decidiram que após o término, o processo no SEI será excluído caso constatada a ausência do servidor por mais de dois dias.

KISSILA sugeriu a extensão  do prazo para no mínimo cinco dias.

Paralelamente à reunião aconteceu uma gravação da SCS para registrar a atuação da Comissão em um vídeo institucional.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
12/06/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes:
HUAP/PROGEPE/SRI/PROGRAD/SDC/PROEX/GPCA/CAR/SDC/STI/SCS/CEART/ PROAES/PROPLAN/EDUFF

Pontos abordados:

DÉBORAH solicitou  celeridade quanto ao mapeamento dos processos que foram definidos como pilotos, uma vez que o prazo se extinguirá no próximo dia 9  de julho de 2017. 

IGOR demonstrou preocupação com relação à ‘virada de chave’ para o SEI. Disse que a  proposta da UFF é bastante ousada, visto que outras instituições  implantaram o SEI gradativamente. 

Com relação à reunião com os Chefes de Departamentos de Ensino, DÉBORAH mencionou que o encontro foi excelente. 

Para dar mais dinâmica à capacitação dos usuários, foi discutido qual piloto se adequaria melhor como exemplo. ELIANA sugeriu que o processo de reembolso de passagens fosse o mais apropriado, pois tem um fluxo curto.

DÉBORAH informou novamente  que a PROGEPE já havia feito um contato com a Srª Ana Maria Ribeiro (técnica da UFRJ) e que a mesma se prontificou para  capacitar os servidores da UFF. 

As datas agendadas para implantação dos pilotos no ambiente de testes  do SEI ficou assim definida: Semana 10 a 14/07 – reembolso de  passagem; 17 a 21/07 – dispensa de disciplinas e 24 a 28/07 – progressão por capacitação. 

Os cursos de capacitação foram previstos para a última semana do mês de junho e primeira semana do mês de julho. 

MARCELA informou que a SCS está definindo que o novo vídeo do SEI esteja alinhado com a data  da implantação do piloto. DÉBORAH enfatizou que é fundamental a  chamada do Gabinete do Reitor no vídeo. Ficou decidido que haverá um vídeo específico do Reitor e do Vice-Reitor falando sobre o SEI. 

Sobre as ilhas de digitalização, ELIANA disse que os protocolos, atualmente não  possuem scanners. DÉBORAH solicitou que ELIANA reiterasse com o  Pró-Reitor de Administração, Prof. Neliton, a necessidade  premente de compra dos equipamentos antes da implantação dos pilotos. 

Mapeamento  de processos- ROSELY informou que um professor se ofereceu para colaborar com bolsistas (uma atividade orientada), a fim de acelerar os trabalhos de mapeamento de processos, sobretudo na PROGEPE.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
05/06/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes:

HUAP/PROEX/SRI/SAEN/PROGRAD/GPCA)/Assessoria de Interiorização/CAR/SDC/DAP/PROGEPE/STI/SCS),/CEART/PROPLAN/ DAO/CGRU/PROAES/PROAD)/EDUFF

Pontos abordados:

Feedback dos dos cursos SEI USAR, ADMINISTRAR E IMPLANTAR. Deborah ressaltou a diversidades de informações adquiridas, bem como a importância do  protocolo dentro do universo do SEI. 

Matheus fortaleceu a  importância do protocolo na atuação como ilhas de digitalizações.   

Ficou estabelecido que a autenticação será por meio de certificação digital e que será concentrada nos protocolos. 

Profª Jandira relatou  que o campus  de Volta Redonda sofre com problemas em relação à estrutura organizacional real e a almejada. 

Certificação  digital - A certificação digital carece de quantitativo de tokens  disponíveis. 
Eliana enfatizou a necessidade de pessoal capacitado nos protocolos.

Em relação ao ambiente de  testes, Prof. César reforçou sobre a heterogeneidade dos cursos de  pós-graduação.

Leonor relatou as unidades que já encaminharam a relação de processos: SRI, PROPPI, SDC, PROEX, PROGRAD e GABR.

Aline enfatizou que a PROGEPE enc. a relação no prazo de 09/06/2017, e adiantou que a referida Pró-Reitoria não conseguirá entregar todos os mapeamentos  propostos.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
29/05/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes: SDC/PROPLAN/STI/GPCA/PROPPI/PROGRAD/PROEX/PROGEPE/PROAD/PROAES/HUAP/ Assessoria de Interiorização/ EDUFF/ SCS

Feedback do Forum de Coordenadores
Problemas relatados pelos coordenadores na reunião:
Infraestrutura/Conectividade  inadequada no interior
Hardware (equipamentos) insuficiente -Não há como fazer um levantamento sobre o hardware disponível nas coordenações de curso em tempo hábil.
Pessoal insuficiente (Servidores e Terceirizados)
Treinamento  de Pessoal
 
A PROGRAD sugeriu uma mudança na abordagem da apresentação para   não parecer que o processo escolhido foi uma decisão exclusiva da  mesma e sim da Comissão do SEI
 

TI -Instalação  do sistema em andamento

Mapeamento  de Processos & Implantação :
Precisamos ter controle sobre o andamento do mapeamento e implantação dos processos no SEI.
Leonor está trabalhando no levantamento dos processos da UFF e gerando uma planilha com todos os processos que temos em mapeamento atualmente [05/06]

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
22/05/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes: SDC/PROPLAN/STI/GPCA/PROPLAN/PROPPI/PROGRAD/PROEX/PROGEPE/PROAD/PROAES/HUAP/ Assessoria de Interiorização/ EDUFF/ SCS

Pontos abordados:

Feedback em relação à apresentação do SEI no Fórum de Diretores de unidades de ensino, no último dia 17/05, em Nova Friburgo/RJ. Destaca-se a preocupação com a oscilação do sinal de internet nas unidades fora de sede.
Mapeamento dos processos piloto – apresentação do fluxo de dispensa de disciplinas. 
Atuação dos colegiados de curso- colegiado de curso não possui UORG e dessa forma, no Sistema ninguém conseguiria visualizar os processos. Nesse sentido,  foi sugerido que se anexasse a decisão dos colegiados, registrada  em ata no processo, sem que haja a necessidade de tramitar o  documento para uma unidade em que não exista UORG. 
Apresentação do mapeamento do reembolso de passagem (apresentação de bilhetes).
Capacitação -  possibilidade de obter orçamento (em torno de R$ 4.000,00) para  solicitar a Ana Maria Ribeiro (UFRJ), a fim de que a mesma ministre o curso SEI Usar na UFF. 
Breve explanação sobre as premissas e a classificação de documentos ficando para após o  retorno de Brasília, uma apresentação informando o status dessa atividade.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
15/05/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão    
Presentes: SDC/PROPLAN/STI/GPCA/PROPPI/PROGRAD/PROEX/SAEN/PROAD/HUAP/PROGEPE/Assessoria de Interiorização / EDUFF /PROAES/SCS/ GABR

Pontos abordados:

Necessidade de que as áreas carreguem as suas tipologias documentais na pasta modelos dos  documentos no Google Drive para facilitar os trabalhos da equipe de gestão de documentos.
Capacitação dos servidores – será feita a partir do curso SEI Usar da Escola Nacional de  Administração Pública (ENAP).
Capacitação membros da comissão - O planejamento inicial é de que sejam solicitados dois servidores (CVM ou ANS) para capacitar os membros da Comissão Sei-UFF. 
Explanação do SEI para o setor acadêmico - foi informado o seguinte calendário: 17/05 – Fórum de Diretores de unidade; 25/05 – Fórum de Coordenadores de  Curso e 30/05 – Fórum de chefes de departamento de ensino. 
Comunicação - serão  distribuídos cartazes em todas as unidades e um e-mail será disparado em 16/05/2017. Previsão para conclusão do vídeo – 17/05/2017.
Mapeamento de processos - Foram apresentados os mapeamentos dos processos de progressão por capacitação e emissão de certificado de pós-graduação (lato  sensu). 
Ficou decidido que a STI disponibilizará um bolsista para auxiliar nos trabalhos de mapeamento dos processos da PROGEPE, uma vez que há muita demanda para um prazo curto.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
08/05/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes: SDC/PROPLAN/STI/SRI/PROEX/SAEN/PROAD/HUAP/PROGEPE/Assessoria de Interiorização/EDUFF/CEART/PROAES/SCS/PROAES/GABR

Pontos abordados:

- Treinamento que a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) oferecerá entre 29/05 e 01/06, em Brasília/DF e necessidade da participação de alguns membros da Comissão SEI-UFF, como por exemplo, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE), em função das ações de capacitação, a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), em decorrência das funcionalidades técnicas do SEI e as áreas de protocolo, pela Gerência Plena de Comunicações Administrativas (GPCA) e de Arquivo, pela Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação (CAR/SDC);

- Capacitação - ALINE informou que ainda não sabe qual valor será repassado à PROGEPE em 2017 e que em princípio, após a ida dos membros da Comissão SEI-UFF à Brasília, esses agentes auxiliarão na capacitação dos demais componentes da equipe. Dessa forma, ficaram definidas as datas de 05 e 12/06/2017 para que seja realizado o treinamento;

- Obrigatoriedade de o ajuste de lotação dos servidores para realizar a carga de dados (servidor/unidade) corretamente no SEI. Foi consenso de todos que seja realizado um informe, por mala direta nos e-mails de todos os servidores (ou chefias) informando da necessidade urgente de realizar o ajuste de lotação;

- Previsão para disponibilização do ambiente de testes do SEI é de 09/06/2017;

- Mapeamento dos processos pilotos - TAÍS disse que o do certificado de pós-graduação lato sensu encontra-se finalizado. Sobre o de progressão por capacitação, está pendente de realizar o upload no Bizagi. O de reembolso de passagem está finalizado, mas falta ver com Leandro Lima (PROGEPE) para saber se está carregado no Bizagi. Por fim, sobre a dispensa de disciplinas, também se encontra com o status de pendência de carregamento no Bizagi;

- Foi estabelecido o dia 08/06/2017 para entrega do mapeamento de todos os processos da PROGEPE;

- Resumo das visitas realizadas nas unidades fora de sede;

- Premissas / normatização - DÉBORAH pediu urgência e que a parte técnica não poderia deixar de fluir.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
24/04/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
    
Presentes: SDC/PROPLAN/STI/SRI/PROPPI/PROEX/SAEN/PROGRAD/HUAP/Assessoria de Interiorização/EDUFF/SCS/PROGEPE/CEART/PROAES/GABR/SGCS

Pontos abordados:

- Novo cronograma de execução do SEI;

- Necessidade de que as áreas façam o upload dos documentos que são produzidos a partir das atividades previstas nos mapeamentos, para que a área de gestão de documentos faça a análise desses documentos;

- Foi consenso em se descartar a possibilidade de se criar uma marca para UFF Digital, mantendo a logo já existente do SEI e o nome SEI-UFF, como forma de identificação;

- Possibilidade de criação de um FAQ, a partir dos levantamentos efetuados pelas equipes de mapeamento;

- Capacitação - DÉBORAH vai tentar ver com o Ministério do Planejamento a possibilidade de um representante para ministrar um curso para os membros do SEI na UFF. Débora Janoth (PROGRAD) perguntou sobre as ações de capacitação voltado para as unidades acadêmicas e que seja criado uma coordenação interna para a capacitação. Foi sugerido que a capacitação fosse realizada por campi;

- Andamento das atividades de TI, de acordo com o cronograma de execução.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
17/04/2017 Auditório NAB

Aconteceu no auditório do Núcleo de Estudos em Biomassa e Gerenciamento de Águas (NAB), no Campus da Praia Vermelha, a solenidade de assinatura do Acordo de Cooperação Técnica do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) entre o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e a Universidade Federal Fluminense (UFF). Estiveram presentes na solenidade, membros da Comissão de implantação e acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, na UFF, Déborah Motta Ambinder de Carvalho (Presidente da Comissão de Implantação e Acompanhamento do SEI na UFF), Thiago de Souza Diogo (Vice-Presidente da Comissão SEI-UFF), Cassiano de Souza Alves (Secretário Adjunto do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão), Prof. Antonio Claudio Lucas da Nóbrega (Vice-Reitor da Universidade Federal Fluminense), além dos demais convidados.
Os documentos foram assinados eletronicamente pelo Sr. Cassiano de Souza Alves (MP) e pelo Prof. Antonio Claudio Lucas da Nóbrega (Vice-Reitor da UFF), que demonstrou bastante satisfação em ver que os trabalhos da UFF relativos ao SEI estão fluindo com um comprometimento de todas as áreas da universidade.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
10/04/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão

Presentes: SDC/PROPLAN/STI/PROAD/SRI/PROEX/HUAP/Assessoria de
Interiorização/PROGEPE/CEART/GABR/PROAES/PROPPI/SCS.

Pontos abordados:

- Mapeamento de processos - JOSÉ LUIZ (PROAES) apresentou todos os processos mapeados da sua Pró-Reitoria, fruto de um trabalho realizado em 2015;

-Autuação de processos - Foi discutida, mais uma vez, a questão da abertura de processos ser realizada diretamente nas coordenações dos cursos de pós-graduação. Se há servidor vinculado em cada coordenação. Além disso, surgiu novamente o questionamento da autenticidade dos documentos encaminhados por e-mail (sem conferência com original);

- Foi sugerido que os documentos sejam encaminhados em PDF e que esse documento atendesse as especificações de digitalização de documentos vigentes.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
03/04/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
Presentes:     
SDC/PROPLAN/STI/PROAD/GABR/SRI/PROEX/SAEN/HUAP/EDUFF/PROGE/CEART/SGCS/PROPLAN/PROAES

Pontos abordados:

- Formas de autuação no SEI;

- Necessidade de um levantamento sobre a estrutura das coordenações;

- Necessidade de que os protocolos das unidades fora de sede sejam aparelhados e operacionalizados;

- Preocupação em estruturar o SEI de modo que seus processos possam dialogar com o Assentamento Funcional Digital;

- Mapeamento de processos. Ficou decidido que a partir de hoje (03/04/2017), as áreas irão colocar seus processos na planilha e os serviços que julgam serem processos de trabalho.

A próxima reunião foi agendada para o dia 10/04/2017, às 10h, na SDC.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
20/03/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
Presentes:     
SDC/SCS/PROPLAN/STI/PROAD/GABR/PROGEPE/SRI/PROPPI/PROEX/SAEN/PROGRAD/HUAP

Pontos abordados:

- Possibilidade de se realizar uma cerimônia de assinatura do Acordo de Cooperação Técnica;

- Mapeamento de processos. LEONOR disse que é fundamental não somente realizar o treinamento de como operar no Bizagi e sim focar em como fazer o mapeamento dos processos. Dessa forma, se colocou à disposição para palestrar sobre a temática. Ficou agendado para o dia 27/03/2017, a partir das 10h;

- Possibilidade de terceirizados abrirem processo no SEI. Déborah pediu à KÍSSILA que falasse sobre o resultado da reunião que a mesma teve com a Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional. Kíssila disse que obteve a informação de que o terceirizado não pode abrir processo, pelo fato do SEI estar atrelado a SIAPE;

- Preocupação com o desvio de função do terceirizado.

A próxima reunião foi agendada para o dia 03/04/2017, às 10h, na SDC.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
13/03/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
Presentes: SDC/PROGEPE/SCS/PROPLAN/STI/PROAD/GAR/HUAP/PROGRAD/PROPPI/PROEX/SAEN/SRI

    
Pontos tratados:

- Quem serão os representantes para o mapeamento de processos de cada área;
- Jandira ficou de realizar o contato com os diretores das unidades fora de sede, a fim de agendar uma possível exposição sobre o SEI aos dirigentes;
- Sobre a questão dos terceirizados em utilizar as funções do SEI, Kíssila (CAR/SDC) informou que terá uma reunião com a Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, ainda nesta semana, para esclarecer questões sobre a possibilidade do terceirizado ser autorizado a abrir processo no Sistema, o aluno utilizar o SEI e sobre o servidor poder conferir com original sobre o próprio peticionamento.
- Déborah (SDC) ficou responsável por construir um novo cronograma a partir das datas de recebimento do código do SEI e que na próxima reunião, já trará um novo cronograma.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
06/03/2017

Comissão
Presentes: SDC/SCS/PROPLAN/STI/PROAD/GAR/PROGRAD/PROPPI/PROEX/SAEN
Déborah iniciou a reunião informando que o Plano de Gerenciamento de Projeto foi encaminhado ao Gabinete do Reitor no dia 22 de fevereiro de 2017 e que a Portaria que constitui a Comissão foi assinada.

Pontos levantados ao longo da reunião:
- Importância do mapeamento de processos para o sucesso do SEI;
- Ciclo do mapeamento dos processos;
- Pontos importantes a serem trabalhados: 1. Conscientização da comunidade em geral; 2. Implantação do SEI; 3. Implantação dos processos;
-Etapas que devem ser seguidas: mapear (entender), otimizar, documentar/normatizar, automatizar (SEI)/Publicar (site);
- A necessidade de se inserir o mapeamento dos processos na ferramenta Bizagi.
-Sobre autenticação de documentos, Ana Maria informou que o servidor é quem dá a fé pública e quem abre o processo é a unidade. O aluno apenas consulta o processo, não tendo acesso ao sistema para executar demais ações.
- Possibilidade de se fazer um vídeo com o reitor ressaltando a importância do SEI.
- Possibilidade de que um vídeo sobre o SEI fosse veiculado no hall da reitoria neste momento, para informar o público sobre o mesmo, nesta fase de mapeamento de processos.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
21/02/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
Presentes: SDC/PROGEPE/SCS/PROPLAN/STI/PROAD/GAR/HUAP/PROGRAD/PROPPI/PROEX/SRI

    
Pontos levantados ao longo da reunião:
- Preocupação com a aquisição dos scanners para as ilhas de digitalização, devido aos trâmites de licitação;
- A necessidade de mapeamento de todos os processos das áreas;
- A necessidade de discutir o SEI no fórum de diretores, coordenadores e chefes de departamento;
-Apresentação de uma minuta sobre normas e procedimentos;
- Preocupação com a questão da fé pública dada aos documentos do SEI;
- Possibilidade ou não de abertura de processos por usuários externos;
- Divulgação sobre o SEI no hall da reitoria, Huap e TV Bandeijão.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
13/02/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
Presentes: SDC/PROGEPE/SCS/PROPLAN/STI/PROAD/GAR/HUAP/PROGRAD/PROPPI
A reunião foi iniciada com breve apresentação do Processo Eletrônico Nacional e do SEI.

Pontos levantados em seguida:

- Eliana (PROAD) indagou se com a implantação do SEI, a autuação continuaria a ser realizada nos protocolos/ou nos setores;
- Raphael (PROGRAD) questionou uma possível interface do SEI com os demais sistemas já utilizados pela UFF. A resposta do STI foi que em princípio não, mas que gradativamente serão integrados;
- Deborah (SDC) reforçou que o plano de gerenciamento do Projeto deverá ser finalizado até 20.02.
- Leonor (PROPLAN) ressaltou a necessidade de levar o SEI para discussão no fórum de diretores, de coordenadores de curso e de pró-reitores;
- Marcela (SCS) explanou sobre o Plano de Comunicação que foi discutido na reunião.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
06/02/2017 Sala de reuniões SDC

Tópicos abordados:

Instruções normativas relacionadas ao SEI - Serão objeto de construção coletiva conforme as demandas advindas dos pilotos. Mas a PROAD permanecerá responsável.

Plano de gerenciamento do Projeto
Prazo para envio à Reitoria – 28.02
Prazo sugerido para conclusão – 20.02

Alteração dos projetos pilotos
Critérios – volume de processos nos últimos 3 meses, número de unidades envolvidas e impacto dos resultados.
Agora serão – Auxílio transporte, Certificados Lato Sensu, Progressão Funcional e Dispensa de disciplina.

Setores ausentes serão notificados – PROPPI, PROGRAD, PROAES, PROEX, SRI,CEART e HUAP.

Profª Jandira Motta será convidada para integrar a Comissão, como representante do interior.

Próxima reunião – 13.02 às 10h00

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
30/01/2017 Sala de reuniões SDC

Comissão
Presentes: SDC/PROGEPE/SCS/PROPLAN/STI/PROAD  

A reunião foi iniciada com uma contextualização da decisão tomada pela UFF em adotar o SEI. Foi informado que a minuta da Portaria com a lista nominal dos representantes para constituir a Comissão foi encaminhada ao Gabinete do Reitor no dia 26/01/2017, assim como a minuta do Plano de trabalho e do Acordo de Cooperação Técnica.

Tópicos abordados na reunião:

Pilotos do projeto: Déborah Ambinder ressaltou que o Prof. Antônio Cláudio (em reunião do Comitê de Governança), sugeriu que os 2 pilotos do projeto seriam: ressarcimento do plano de saúde e reembolso de passagem.  
 
Foi sugerido substituir o ressarcimento do plano de saúde por emissão de certidão de tempo de contribuição (INSS), por ser um processo de menor impacto. Essa  sugestão será levada ao Comitê de Governança. Foi sugerido ainda que cada Pró-Reitoria faça um levantamento dos seus processos mais complexos, que poderiam servir como piloto.

Mapeamento dos processos: Foi informado que por sugestão do Prof. Antonio Cláudio, a Leonor (PROPLAN), Thiago Diogo (STI) e Leonardo (GAR), ficarão responsáveis pelo mapeamento dos processos na UFF.  
   
Ações  para implantação do SEI: Foram identificados, em conjunto, os responsáveis por cada ação para elaboração e implementação do projeto SEI.  
  
Conscientização dos servidores:  Foi  sugerido que a SCS iniciasse de imediato um trabalho de conscientização dos servidores quanto ao ajuste de lotação.

A STI será responsável por realizar as adaptações da tabela de temporalidade no sistema, mas a classificação documental ficará a cargo da SDC, como foi no SIGADOC. 

A próxima reunião foi agendada para o dia 06/02/2017, às 10h, na  SDC

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
26/01/2017 Sala de reuniões SDC

Releitura dos documentos necessários para adesão ao SEI; elaboração de  Minutas da Portaria para constituir a Comissão; Plano de Trabalho; Acordo de Cooperação Técnica ; Cronograma de execução e Plano de Gerenciamento do Projeto para apreciação da Comissão.
Áreas: SDC/ SDC –CAR/ STI

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
24/01/2017 Sala do vice-reitor

Definição dos Projetos Pilotos SEI junto ao Comitê de Governança da UFF.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
23/01/2017 Sala de reuniões SDC

Tomada de decisão pela alta administração da UFF em conjunto com suas Pró-Reitorias e Superintendências; Proposta de constituir Comissão para implantação e acompanhamento da Plataforma digital do PEN-SEI na UFF;
Presentes: Comitê de Gestão da Informação, GAR/ SDC/ SDC- CAR/ STI/SRI/ SAEN/ PROPLAN/ GPCA-PROAD/ PROGRAD/CASQ/ PROGEPE/  DCQ-EGGP-PROGEPE/

 

Pré-definição de estratégias para atuação da Comissão de implantação e acompanhamento do SEI na UFF e dos Projetos pilotos; Criação de email para facilitar comunicação do grupo e uso do Google drive para edição de arquivos encaminhados.
    
Tópicos abordados:

O desafio e mudança de paradigma que a implantação do SEI representa;
A grande repercussão esperada devido à transversalidade do projeto;
A necessidade de dedicação, responsabilidade e comprometimento por parte dos representantes das áreas;
O porquê da escolha do SEI a partir de discussões e reuniões do Comitê de Governança, Comitê de Gestão de Informação, Pró -Reitoria de Gestão de Pessoas, Superintendência de Documentação e Superintendência de Tecnologia da Informação, levando em consideração as experiências de outras instituições já usuárias do sistema;
Breve  histórico do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e do Sistema Eletrônico de Informação (SEI); bem como referências jurídico-normativas que alicerçam o projeto;
As 4 fases do projeto: Exploratória (análise), inicial  (planejamento), intermediária (implantação) e avançada (uso);
O termo de adesão, já redigido pelo Gabinete do Reitor a ser remetido ao Ministério do Planejamento, demonstrando o interesse da UFF em participar do projeto e obter o direito de uso do SEI;
A solicitação pelo GAR para a composição de uma Comissão de Acompanhamento e Implantação do SEI na UFF, através da indicação de 2 representantes de cada Pró-Reitoria e Superintendência;
As responsabilidades desta comissão, que neste momento, deverá produzir relatório técnico, confirmando a viabilidade de implantação do SEI e elaborar o plano de trabalho;
Importância da SCS no processo de conscientização dos usuários sobre o sistema e seus benefícios, mesmo antes de sua implantação;
Foi solicitado que todos da comissão acessem o cronograma de implantação do SEI, disponível no site do software público;
Foram  pré-definidos como projetos pilotos a solicitação de reembolso de  passagem e emissão de diploma de graduação;
Levantou-se a necessidade do mapeamento dos processos na UFF e quem poderia  assumir a coordenação desta tarefa;
Deborah Ambinder ficou responsável por esboçar o plano de trabalho da Comissão;
Ficou acordado que a Comissão se reunirá todas as segundas-feiras às 10h00 na SDC (sujeito a alterações).

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
03/01/2017 Sala Conselho Reitoria

Tomada de decisão pela alta administração da UFF em conjunto com suas Pró-Reitorias e Superintendências; Proposta de constituir Comissão para implantação e acompanhamento da Plataforma digital do PEN-SEI na UFF;

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
16/12/2016 Sala Conselho Reitoria

Apresentação do SEI por Ana Maria Ribeiro (UFRJ) sobre o funcionamento do Sistema.
Presentes: Comitê de Gestão da Informação GAR/ STI/SDC/ SDC-CAR/GPCA-PROAD

Tópicos abordados:
Experiências de outras instituições do Poder Executivo Federal que já adotaram o SEI, sendo aproximadamente 50% IFES;
Órgãos das esferas municipal e estadual que apresentaram interesse em adotar o sistema;
Questões técnicas quanto à instalação e infraestrutura;
Ferramentas para o uso do SEI;
Ilhas de digitação para dar conta do legado documental produzido fisicamente e que não pode passar ao largo da inserção do sistema;
Redução de custos com suprimentos (tonner, aluguel de impressoras, etc.);
Redução de tempo na tramitação de processos;
Políticas de back up;
Apresentação de uma versão de testes do SEI e os passos a serem seguidos para assinatura de adesão ao sistema.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
15/12/2016 À distância

Contato por email e telefone com outras IFES já usuárias do SEI (UNB/UFRJ e UFRGS) para informes de ordem técnica nas áreas de TI e de gestão de documentos.
Áreas: SDC/ SDC-CAR/STI/GPCA-PROAD

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