Passo a Passo - Contratação FEC

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Processo Geral

 

Divisão de Contratos Bipartites - DCB

A partir de 2019, os processos de contratação UFF/FEC são realizados pelo SISPRO, o qual possui integração ao SEI, podendo ser iniciado no seguinte endereço: SISPRO
Para o devido preenchimento disponibilizamos o seguinte: Manual de preenchimento para coordenadores
Ressaltamos que as informações também devem estar em consonância com o nosso Manual de Operações: Manual de Operações.

Para os processos iniciados antes de 2019, os mesmos continuam em meio físico e devem seguir o procedimento abaixo:

Acompanhamento a Execução do Projeto
No caso de a arrecadação do projeto ocorrer na UFF, a Fundação, mediante autorização do Coordenador, emitirá Nota fiscal pertinente à parcela a ser quitada e encaminhará ao Coordenador, que deverá emitir relatório das atividades realizadas e submetê-las à apreciação do Fiscal que, estando encontrado conformidade, deverá atestar a Nota e rubricar o relatório, devolvendo-os ao Coordenador.
O Coordenador deverá dar o “visto” na Nota Fiscal e encaminhá-la com os demais documentos à PLAP, por  memorando onde conste título e número do projeto, número e ano do contrato e a fonte de recursos que suportará a despesa.

 

Apostilamento – Para realizar alterações no Projeto que não alterem o valor ou o prazo contratado, o Coordenador deverá preencher a Planilha de Apostilamento, onde devem constar todos os detalhes da operação pretendida, elaborar novo Plano de Trabalho já contemplando as alterações e emitir ofício com justificativa para cada alteração;

 

CHECK LIST APOSTILAMENTO - Documentos Necessários

1. Ofício do Coordenador do projeto justificando o pedido de Apostilamento de forma clara como a alteração se aplica ao escopo de Projeto;
2. Novo Plano de Trabalho atualizado;
3. Planilha de Apostilamento, especificando os itens e rubricas;
4. OBS.: Item 8.1:
    o Termos de Concessão de Bolsa, nos casos de inclusão de docentes e técnicos.
    o Servidor Inativo é necessário contracheque ou Boletim de Serviço.
    o Servidor de fora da UFF: Justificativa para contratação do servidor externo. O servidor deve possuir SIAPE. Termo de Concessão de Bolsa assinado pelo servidor e sua chefia imediata.
5. OBS.: Item 8.2 (Discentes):
    o Precisa estar preenchido o CPF, local de estudo e carga horária.
    o Aluno fora UFF deve ter  documento que comprove vínculo do aluno com a instituição externa e justificativa do Coordenador para a inclusão deste discente externo. Em caso de discente de instituição estadual / municipal, deve ter o termo de cooperação entre as instituições de ensino.

 

Termo Aditivo – Para realizar alterações do valor contratado (redução ou acréscimo) ou de prazo de vigência, o Coordenador deve enviar ofício à PLAP com devida justificativa, acompanhado de plano de trabalho atualizado contemplando as alterações de datas e valores ( respeitando os limites de 25% do total do contrato, conforme Art. 15, item 4 § 1º da Norma de Serviço 658/2017), bem como reprogramando o cronograma de execução, ata com autorização do departamento e da unidade (com lista de presença) referente ao período a ser prorrogado. O aditivo de prorrogação de vigência deverá ser solicitado com prazo 60 dias antes do término da mesma, conforme determina o Art. 15 § 2º da NS 658. Quando se tratar de Projeto com arrecadação UFF, proveniente de instrumentos como TED, Convênio ou Contrato, será necessário anexar cópia da Prorrogação do termo;
OBS: Quando se tratar de Termo Aditivo de acréscimo de valor será necessária de uma nova Proposta Comercial da Fundação contratada.

 

CHECK LIST Termo Aditivo - Documentos Necessários

 

Termo Aditivo de prazo (Limitado a 60 meses):

Ofício com justificativa de forma clara sobre como a alteração se aplica ao escopo do Projeto;

Plano de trabalho com a vigência atualizada;

Autorização de Departamento e da Unidade em Ata de Reunião com lista de presença;

Concordância da FEC quanto à prorrogação do prazo;

Termo Aditivo de valor:

Ofício com justificativa de forma clara sobre como a alteração se aplica ao escopo do Projeto;

Plano de trabalho com valores atualizados;

Autorização de Departamento e da Unidade em Ata de Reunião com lista de presença;

Nova Proposta Comercial da FEC;

OBS.: Se o Termo Aditivo for de prazo e valor, seguir o modelo de valor.
OBS.: Caso seja realizado apostilamento junto com o Termo Aditivo de valor, necessário enviar planilha de apostilamento.
OBS: A autorização do Departamento e da Unidade em Ata de Reunião pode ser substituída pelo “Ad Referendum” até que seja realizada tal reunião.

OBS: Para projetos com menos de 2/3 de pessoas vinculadas à UFF, deverá apresentar aprovação do CUV - Conselho Superior Universitário, conforme art. 6º, §3º do Decreto 7423/2010.

OBS: Enquanto estiver tramitando o Termo Aditivo, não poderá ser realizado novo apostilamento.

 

 

Prestação de Contas do Projeto

1 - Após o encerramento do período de execução do projeto, a Fundação de Apoio deverá, no prazo de 60 (sessenta) dias, encaminhar à PLAP/PROPLAN a documentação referente à Prestação de Contas final do mesmo, que deverá ser assinada, juntamente com o coordenador, e dividida em duas partes:

1.1- Relatório de Cumprimento do Objeto - Documento a ser elaborado pelo coordenador e aprovado pelo Colegiado da Unidade (órgão acadêmico), ou pelo responsável máximo (nível de pró-reitoria) do órgão ao qual há vinculação administrativa (órgão administrativo).

O coordenador que não apresentar o Relatório de Cumprimento do Objeto ou, por falta de assinatura, inviabilizar a prestação de contas financeira do projeto ficará impedido de apresentar ou participar de novos projetos até a regularização da pendência.

1.2 -    Prestação de Contas Financeira – Documento a ser elaborado pela Fundação de Apoio. Deverá conter:

a) Demonstrativo de Receitas e Despesas; 
b) Guias de recolhimento dos percentuais de aplicação dos recursos, com respectivos comprovantes de pagamento;
c) Relações de pagamentos, identificando a destinação da receita e o percentual de distribuição (nos casos de repasses UFF), ou os nomes e CPF/CNPJ dos beneficiários (nos casos de pagamentos a terceiros);
d) Boletins de solicitação de pagamento de bolsistas e respectivos comprovantes de pagamentos;
e) Solicitações de pagamentos de pessoa física, de compra de material de consumo e de pagamento de diárias, de acordo com a necessidade de cada projeto;
f) Cópia dos documentos fiscais, assinados pelo Coordenador e atestados pelo Fiscal, contendo os respectivos números, a data de emissão e o serviço prestado ou bem adquirido, juntamente com respectivos comprovantes de pagamento;
g) Guias de recolhimento de Imposto de Renda, ISS e Previdência Social, juntamente com respectivos comprovantes de pagamentos;
h) Extratos bancário e de aplicação financeira;
i) Atas de licitação, se houver;
j) Relação de bens adquiridos com recursos do projeto e respectiva comprovação de transferência para o patrimônio da UFF;
k) Guia de recolhimento de saldos remanescentes à conta única da Universidade, com respectivo comprovante de pagamento.

2 – A Prestação de Contas passará por análise financeira pela PLAP/PROPLAN, que emitirá relatório informando se a documentação está em conformidade. Em caso positivo, o processo será encaminhado ao Ordenador de Despesas da PROPLAN ou ao Conselho de Curadores, conforme o caso, para aprovação final.

Havendo pendências a serem sanadas, a PLAP/PROPLAN solicitará à Fundação nova apresentação documental e/ou ajustes pertinentes, dentro de prazo estabelecido em norma vigente.

Divisão de Análise Técnica - DAT - (Em breve - página em processo de execução) 

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A atualização mais recente deste conteúdo foi em 13/03/2020 - 15:20