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UFF implantará sistema de gestão eletrônica de documentos com assinatura digital

A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) está implantando o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Sigadoc), tecnologia que permite dar garantia de integridade e autenticidade a arquivos eletrônicos dentro e fora da universidade. A iniciativa é um conjunto de operações criptográficas aplicadas a um determinado arquivo, tendo como resultado o que se convencionou chamar de assinatura digital.  O documento assinado será identificado por um código de barras, um QR Code e uma frase no rodapé informando que é válido.

Segundo o analista de TI e diretor da Coordenação de Desenvolvimento de Sistemas da STI, Thiago de Souza Diogo, o Sigadoc teve início em 2013, após contato com a professora de Direito da UFF e juíza federal da Seção Judiciária do Rio de Janeiro Helena Elias Pinto, que acompanhou o desenvolvimento do sistema e depois o disponibilizou em código livre para a UFF.

Na universidade, informa Diogo, o trabalho de customização do sistema e de emissão de certificados digitais começou a ser colocado em prática com a implantação da Carteirinha UFF, que passou a ser utilizada como chave de criptografia e identificação de documentos por alunos, professores e técnico-administrativos.

As equipes que participaram da customização e implantação do Sigadoc foram financiadas pelo Programa de Desenvolvimento Institucional da UFF, em 2014. Como projeto de destaque, o sistema custou R$ 420 mil e contou com a parceria da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP), na emissão dos certificados, e com a Seção Judiciária do Rio de Janeiro (SJRJ).

Para Thiago Diogo, dentre os benefícios que o Sigadoc trará para a universidade, destacam-se a redução de custos com a minimização do uso de papel na impressão de documentos, a agilidade na tramitação de documentos e processos, a facilidade da comunicação interna, que será beneficiada com a simplificação do envio e recepção de documentos, bem como sua padronização, pois todos serão emitidos pelo sistema utilizarão o mesmo modelo.

O Sigadoc será um marco para a gestão mais eficiente da universidade, tornando mais simples e efetiva a comunicação da UFF. - Thiago Diogo.

A segurança também está garantida. Segundo o diretor, a Carteirinha UFF é um cartão inteligente (SmartCard), “capaz de carregar certificados digitais de forma inviolável e não fraudável”. A assinatura digital usada será baseada em certificados com chaves de 2.048 bits e com chaves privadas geradas pelo próprio cartão. Assim, é impossível ter acesso a estas chaves, exclusivas de cada usuário da universidade. Por outro lado, o Sigadoc vai funcionar no datacenter da STI, estando sob as normas da Política de Segurança da Informação da UFF. Além disso, a nossa assinatura digital segue o padrão recomendado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), órgão federal que emite certificados digitais.

A assinatura digital poderá utilizada por alunos, professores e técnico-administrativos que possuem uma Carteirinha UFF. Antes, porém, haverá uma pesquisa pública para criação do status dos processos e validação dos documentos emitidos pelo Sigadoc.

O projeto utilizado na UFF poderá ser estendido a outras entidades públicas. A STI, segundo Diogo, está avançando com a RNP na disponibilização da solução da UFF para outras universidades públicas, com as quais mantém algum tipo de relação institucional.  Além disso, o objetivo é tornar a UFF referência em assinatura digital de documentos e cartões inteligentes no cenário local e nacional.

"O Sigadoc será um marco para a gestão mais eficiente da universidade, tornando mais simples e efetiva a comunicação da UFF. Por outro lado, a partir de agora, toda Carteirinha UFF pode carregar um certificado digital, fato que abre novas fronteiras e possibilidades para a instituição continuar inovando, como o lançamento de notas utilizando-se o certificado digital do professor, assim como a votação do Conselho Universitário, que poderá ser feita de qualquer lugar do mundo, de forma segura e inviolável pelos conselheiros”, explicou Diogo.

A equipe da STI que vem trabalhando no projeto Sigadoc conta com a participação dos técnicos Leandro De Cicco, Thiago Nazareth de Oliveira e Matheus Bersot, além da professora Helena Elias; o analista da SJRJ, Renato Crivano; o professor Jean Everson Martina, do Laboratório de Segurança em Computação (LabSEC), da Universidade Federal de Santa Catarina; e o gerente de Serviços da RNP, Leandro Guimarães. O sistema Sigadoc entrará em funcionamento em junho, e até o fim do ano a meta é incluir os principais documentos da UFF na solução, além de realizar treinamentos e emitir certificados para os servidores técnico-administrativos.