Dados são referentes a estimativas de gastos em 24 meses
A Universidade Federal Fluminense economizou cerca de R$ 800 mil reais em materiais impressos em decorrência da implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os dados foram compilados pelo Ministério da Economia e consideram a redução de gastos na aquisição de itens como: papel A4, pasta arquivo, etiqueta adesiva, caixas, entre outros objetos de escritório. Os números evidenciam mais uma vantagem do SEI, enfatizando a relevância da eficiência na burocracia interna e da tramitaçaõ eletrônica dos procedimentos, o que gera sustentabilidade ambiental e financeira para a instituição.
O reitor da Universidade Federal Fluminense, Antonio Claudio Lucas da Nóbrega, comemorou a divulgação desse balanço, que é referente aos últimos 24 meses. “O SEI é marco para a administração da UFF. O projeto já havia sido reconhecido como um modelo de excelência pelo Ministério do Meio Ambiente e pela ONU Meio Ambiente e agora apresenta esses números de maximização do orçamento público. Em tempos de restrição orçamentária, o SEI é uma evidência das inovações que ocorrem internamente para agilizar processos e reduzir os custos”, explica Antonio Claudio.
SEI na UFF
Em pouco mais de dois anos de implantação, foram cerca de 100 tipos de processos passaram a ter sua tramitação eletrônica e 580 servidores capacitados para uso do sistema. Segundo a superintendente de Documentação e responsável pela Comissão na UFF, Deborah Motta Ambinder de Carvalho, o SEI é um exemplo de trabalho coletivo, sustentável e de comportamento institucional. Ela reafirmou que a meta é de mapear e tramitar 100% dos processos da Universidade pelo sistema.
“Importante destacar que o sucesso desta iniciativa, resulta do incentivo e confiança do reitor prof. Antônio Cláudio da Nóbrega, que em 2017, ainda como vice-reitor, instituiu a Comissão de Implantação do SEI/UFF, com o objetivo de implantar o sistema na universidade. Somando esforços, a Comissão do SEI/UFF passou a contar também com o apoio fundamental da Comissão de Mapeamento de Processos para implantação dos mesmos na plataforma”, afirmou Deborah.
Mapeamento de processos e consolidação do SEI
Para Leonor Veiga Faria, coordenadora de Gestão Institucional da Pró-Reitoria de Planejamento e da Comissão de Mapeamento de Processos do SEI, procedimentos de todas as áreas da Universidade estão sendo analisados. Além da implantação no SEI, o mapeamento também fornece o arcabouço necessário para a gestão e retenção do conhecimento institucional, melhorias em processos de trabalho, padronização e revisão documentos e mitigação de riscos.
“Até o momento, foram mapeados cerca de 100 processos, sendo que o maior enfoque foi dado à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progepe). Esta priorização ocorreu devido a tais processos terem impacto positivo direto aos servidores, além, claro, de ser a área com o maior número de processos a serem mapeados, gerando maior celeridade e transparência aos tramites processuais após a implementação no SEI”, explicou Leonor.
De acordo com o superintendente de Tecnologia da Informação, Helcio de Almeida Rocha, o projeto de implantação do SEI na UFF, apesar de considerado de alto grau de complexidade, foi muito bem sucedido pela sinergia entre as pessoas que compõem as equipes. “Ressalto a participação do reitor em todo o percurso, a forma como ele conduziu o processo, gerando uma sinergia de trabalho entre as pessoas. A STI, como suporte de tecnológico coordenado por Leandro Cicco e equipe, também fazendo parte do grupo de mapeamento, a comissão, conduzida de uma forma espetacular pela Deborah, e todos os envolvidos trabalharam de forma bastante integrada e isso fez com que o SEI não sofresse grandes percalços no caminho”, conta.
Hoje, SEI é uma realidade na UFF e uma referência nacional para outras universidades, que vêm visitando a instituição para conhecer o modelo e adaptar para suas realidades. Entre as visitas técnicas, destacam-se: o Centro Federal de Educação Tecnológica (Cefet-RJ), a Universidade Federal do Amazonas (UFAM), Universidade Federal do Acre (UFAC), a Prefeitura de Niterói e a Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio).
- “Ao longo desses dois anos, adquirimos maturidade e expertise, o que nos permite apoiar outras instituições, como a Prefeitura de Niterói, que inicia o seu processo de implantação”, comentou Deborah Ambinder.