Os comunicados enviados para o e-mail dos servidores e estudantes da UFF seguirão, apenas, os formatos dos dois canais de comunicação interna da universidade, o "UFF Informa" e o informativo eletrônico semanal "Comunica UFF".
O UFF Informa é um instrumento de comunicação voltado exclusivamente para disseminar:
a) campanhas internas consideradas como “massivas”, ou seja, que atendam em conjunto dois ou três dos seguintes segmentos: estudantes, docentes e técnicos-administrativos. Exemplos: enade, campanha de autoavaliação institucional, campanha contra Zika e outras que se encaixam no perfil descrito acima;
b) Notas oficiais do gabinete da reitoria;
c) Comunicados atrelados a algumas datas comemorativas do ano, como dia das mães e dos pais, dia do servidor público, Natal, Ano Novo, e outras (sob responsabilidade da Divisão de Comunicação Interna)
Em caso de realização de campanhas, sugere-se que o setor responsável entre em contato com a comunicação interna, visando ao planejamento adequado da mesma, bem como o uso das ferramentas comunicacionais mais eficientes, podendo integrar mídias sociais, jornalismo e etc. O setor demandante deve entrar em contato com até 60 dias de antecedência à campanha através do e-mail ciscs@id.uff.br e enviar as seguintes informações: nome do setor, contato do responsável (telefone e e-mail), nome da campanha, data, local, público-alvo, objetivos da campanha, sugestão dos canais de divulgação – e-mail, mural, site, informatico eletrônico, etc. Em um prazo de até 5 dias úteis, a divisão de comunicação interna entrará em contato para dar prosseguimento ao planejamento de divulgação da campanha, de acordo com os canais de comunicação existentes.
No informativo eletrônico semanal "Comunica UFF", poderão ser replicados os comunicados administrativos e acadêmicos produzidos pelas unidades da UFF, na editoria “Informes”, desde que já publicados no site institucional, na seção de “Informes e avisos”. Fica sob responsabilidade da divisão de comunicação interna da universidade realizar o filtro dos principais informes no período de 1 (uma) semana e avaliar as sugestões que recebe por e-mail.
